Od dłuższego czasu występuje moda na realizowanie projektów (i korzystanie z metodyki projektowej) w różnego rodzaju instytucjach - firmach prywatnych, samorządach, organizacjach trzeciego sektora. Była ona w zasadzie od zawsze w użyciu, została po prostu lepiej opisana, przemyślana i wdrożona. Posłużmy się tutaj przykładem.
Wyobraźmy sobie, że prowadzimy mały sklep osiedlowy, który mieści się w małym blaszanym kiosku. Naszą codzienną pracą operacyjną jest tutaj wykładanie towaru, jego sprzedaż, fakturowanie, sprzątanie i inne czynności powtarzalne z różną częstotliwością. Pewnego dnia stwierdzamy, że chcielibyśmy umieścić w sklepie więcej towarów, które nie mogą się pomieścić na obecnej powierzchni, a o które często pytają klienci. Postanawiamy w takim wypadku dostawić trzy ściany do naszego blaszaka, aby zwiększyć jego powierzchnię, w celu przechowywania dodatkowych towarów, aby zwiększyć obroty i zarobić więcej pieniędzy.
Stawianie dodatkowych ścian do blaszaka jest projektem. Każda metodyka projektowa definiuje projekt na swój sposób, ale odwołują się one zasadniczo do tego samego - projektem jest coś tymczasowego (nie stawiamy blaszaka całe życie tylko przez kilka tygodni - ma deadline :) ), co ma zrealizować cel biznesowy (który niekoniecznie musi być strice finansowy).
Zastanówmy się teraz nad wykorzystaniem projektów na poziomie ministerstw. Projektem było przygotowanie szczytu NATO, ŚDM. Projektem było wprowadzenie 500+. Tymczasowość projektu nie oznacza tutaj, że po zakończeniu projektu pieniądze z 500+ nie mają być wypłacane; tymczasowość odnosi się tutaj do tego, że realizacja projektu ma ramy czasowe, natomiast wszelkie produkty wytworzone podczas tego projektu mogą być wykorzystywane już po jego zakończeniu (a często dopiero wtedy one zaczynają być wykorzystywane!). Produktem może być cokolwiek - blaszak, materiał marketingowy, strategia przeciwpowodziowa dla województwa Opolskiego, zabezpieczenie wizyty VIPów. Zasadniczo każda reforma jest projektem - reforma służby zdrowia, reforma administracji, reforma szkolnictwa, reforma w armii. Administrowanie państwem jest pracą operacyjną - podpisywanie mianowań na stanowiska, dymisji, podejmowanie codziennych decyzji.
Nieodłączną cechą projektu jest ryzyko, nierzadko większe niż w przypadku pracy operacyjnej. Ryzykiem w projekcie powinno się zarządzać, aby zmniejszyć szansę na to, że projekt będzie nieudany - przestanie realizować cel biznesowy w ramach dopuszczalnego ryzyka. Fajnie jest zarobić więcej, ale gdy mamy na zakup blachy wziąć kredyt hipoteczny na mieszkanie, to być może trzeba się zastanowić, czy warto i czy chcemy ryzyko przejęcia mieszkania podejmować.
Pozostaje kwestia realizacji projektu, którą opiszę w kolejnej części.
