Jakie dane kadry powinny zebrać przed ułożeniem grafiku?

Wymiar etatu i ustalenie nominału godzin

Punktem wyjścia jest weryfikacja wymiaru czasu pracy każdego członka zespołu (pełny etat, 1/2, 3/4 etatu) oraz sprawdzenie, jaki okres rozliczeniowy obowiązuje w dziale (np. 1-miesięczny, 3-miesięczny). Na tej podstawie działy kadr lub kierownicy obliczają tzw. nominał czasu pracy, czyli dokładną liczbę godzin, jaką dany pracownik musi przepracować w planowanym okresie. Przekroczenie tej puli na etapie planowania jest niezgodne z prawem.

Urlopy i usprawiedliwione nieobecności

Zanim zaczniesz analizować, jak przygotować harmonogram pracy, musisz odjąć od puli dostępnych godzin wszystkie zatwierdzone i planowane nieobecności. Osoba układająca grafik musi otrzymać z kadr zatwierdzone wnioski o urlop wypoczynkowy, informacje o planowanych urlopach okolicznościowych, zwolnieniach na opiekę nad dzieckiem (art. 188 kp) oraz wezwaniach do sądu czy urzędu. Ważne jest także uwzględnienie planowych badań medycyny pracy, które z zasady powinny odbywać się w godzinach pracy pracownika.

Szczególne ograniczenia i uprawnienia pracownicze

To najważniejszy z punktu widzenia legalności krok. Kadry muszą przekazać kierownikowi aktualną listę osób chronionych. Należą do nich:

Kobiety w ciąży: Bezwzględny zakaz pracy w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych.

Rodzice dzieci do lat 4 i 8: Bez ich wyraźnej, pisemnej zgody nie można planować im pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegować poza stałe miejsce pracy (w przypadku dzieci do 8 lat).

Osoby z niepełnosprawnościami: Obowiązuje ich skrócona norma czasu pracy (zazwyczaj 7 godzin na dobę i 35 w tygodniu) oraz zakaz pracy w porze nocnej i w nadgodzinach (chyba że lekarz medycyny pracy wyda odpowiednie zaświadczenie).

Wnioski pracowników a potrzeby operacyjne

Na koniec należy zebrać prośby samych pracowników (tzw. prośby grafikowe). Choć nie są one wiążące dla pracodawcy (z wyjątkiem np. wiążących wniosków o elastyczną organizację pracy z art. 188(1) kp), ich uwzględnienie znacząco poprawia morale zespołu. Grafików nie układa się jednak w próżni – zebrane dane kadrowe i preferencje trzeba nałożyć na zapotrzebowanie operacyjne firmy, czyli przewidywany ruch, liczbę zamówień czy natężenie pracy w poszczególnych dniach tygodnia.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Do kiedy pracownicy powinni zgłaszać prośby o dni wolne przed ułożeniem grafiku?

Kodeks pracy nie określa sztywnego terminu. Zważywszy jednak, że pracodawca ma obowiązek podać harmonogram do wiadomości pracownika na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca, optymalnym i powszechnie stosowanym terminem na zbieranie wniosków jest 15. lub 20. dzień miesiąca poprzedzającego.

2. Czy pracownik musi co miesiąc przypominać, że opiekuje się 3-letnim dzieckiem i nie może pracować na nockach?

Nie. To na barkach pracodawcy (działu kadr) spoczywa obowiązek weryfikacji oświadczeń złożonych do akt osobowych. Oświadczenie z art. 178 § 2 kp jest ważne do czasu ukończenia przez dziecko 4. (lub 8.) roku życia, chyba że pracownik sam je wcześniej wycofa. Zignorowanie tego przez osobę układającą grafik jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

3. Co zrobić, gdy po zebraniu danych i opublikowaniu grafiku pracownik przyniesie zwolnienie lekarskie L4?

Grafik to plan, a L4 to zdarzenie nagłe. Zwolnienie lekarskie usprawiedliwia nieobecność, obniżając tym samym wymiar czasu pracy pracownika. Harmonogramu w takim przypadku się nie modyfikuje w celu "odpracowania" choroby, a jedynie zapewnia na ten czas zastępstwo operacyjne, angażując innych pracowników (co może wiązać się z pracą w nadgodzinach).