Kodeks pracy przewiduje taką sytuację. Nadwyżka wykorzystanego urlopu wpływa przede wszystkim na wymiar wolnego przysługującego u kolejnego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym.
Co oznacza wykorzystanie zbyt dużej liczby dni urlopu?
W roku, w którym kończy się stosunek pracy, urlop należny u dotychczasowego pracodawcy ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego w tej firmie.
Jeżeli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu rocznie i pracuje u pierwszego pracodawcy od stycznia do końca czerwca, proporcjonalny wymiar wynosi:
26 × 6/12 = 13 dni.
Może jednak zdarzyć się, że przed rozwiązaniem umowy pracownik wykorzystał już np. 18 dni. Wówczas wykorzystał o 5 dni więcej, niż wynosił urlop proporcjonalnie przypadający na pierwszego pracodawcę.
Nie oznacza to automatycznie, że urlop został wykorzystany bezprawnie. Pracownik mógł wcześniej korzystać z urlopu zgodnie z ustaleniami z pracodawcą, a rozwiązanie umowy nastąpiło dopiero później.
Jak obliczyć urlop proporcjonalny przy zmianie pracodawcy?
Właśnie przy zmianie firmy szczególnego znaczenia nabiera pytanie, jak obliczyć urlop proporcjonalny przy zmianie pracodawcy, jeżeli część rocznego limitu została już wykorzystana.
Zgodnie z art. 155¹ Kodeksu pracy pracownik, który przed zakończeniem stosunku pracy wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z okresu zatrudnienia, otrzymuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze.
Nowy pracodawca powinien więc ustalić:
roczny wymiar urlopu pracownika – 20 albo 26 dni,
okres zatrudnienia przypadający na nowego pracodawcę,
urlop wykorzystany wcześniej w tym samym roku,
ewentualną nadwyżkę wykorzystaną u poprzedniego pracodawcy.
Dopiero na tej podstawie można określić prawidłową liczbę dni urlopu pozostającą do wykorzystania.
Przykład – pracownik wykorzystał 18 dni zamiast 13
Załóżmy, że pracownik ma prawo do 26 dni urlopu rocznie. U pierwszego pracodawcy był zatrudniony od 1 stycznia do 30 czerwca.
Za sześć miesięcy zatrudnienia proporcjonalnie przypada:
26 × 6/12 = 13 dni urlopu.
Pracownik przed odejściem wykorzystał jednak 18 dni, czyli o 5 dni więcej.
Od 1 lipca rozpoczyna pracę u kolejnego pracodawcy i pozostaje tam do końca roku. Za okres od lipca do grudnia standardowa proporcja wynosi 13 dni.
Ponieważ jednak u poprzedniego pracodawcy wykorzystano dodatkowe 5 dni, wymiar u nowego pracodawcy zostaje odpowiednio obniżony:
13 dni – 5 dni = 8 dni urlopu.
W rezultacie pracownik wykorzysta w całym roku maksymalnie 26 dni: 18 u pierwszego pracodawcy oraz 8 u drugiego.
Czy pracownik musi oddać nadmiernie wykorzystany urlop?
Co do zasady samo późniejsze ustalenie, że wykorzystany urlop przekraczał proporcję przypadającą na okres zatrudnienia, nie powoduje obowiązku „oddawania” dni wolnych.
Kodeks pracy rozwiązuje tę sytuację poprzez odpowiednie zmniejszenie wymiaru urlopu u kolejnego pracodawcy.
Nie chodzi więc o cofnięcie wcześniej udzielonego urlopu, lecz o prawidłowe rozliczenie rocznego uprawnienia przy kolejnym zatrudnieniu.
Podobnie pracownik nie powinien utożsamiać takiej sytuacji z powstaniem zaległości wobec poprzedniego pracodawcy tylko dlatego, że po rozwiązaniu umowy proporcjonalny wymiar okazał się niższy od liczby wykorzystanych wcześniej dni.
Co jeśli pracownik nie podejmie kolejnej pracy w tym samym roku?
Jeżeli po rozwiązaniu umowy pracownik nie podejmie kolejnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, nie ma kolejnego pracodawcy, u którego można byłoby odpowiednio obniżyć urlop.
Samo wykorzystanie większej liczby dni przed zakończeniem zatrudnienia nie powoduje natomiast powstania „ujemnego salda urlopowego”, które przechodziłoby automatycznie na następny rok.
Regulacja dotycząca obniżenia urlopu odnosi się do kolejnego pracodawcy i rozliczenia urlopu w tym samym roku kalendarzowym.
Skąd nowy pracodawca wie, ile urlopu wykorzystano?
Istotnym dokumentem jest świadectwo pracy. Zamieszcza się w nim informację o urlopie wypoczynkowym przysługującym za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystanym w tym roku.
Dzięki temu kolejny pracodawca może ustalić, ile urlopu pracownik już wykorzystał oraz czy konieczne jest odpowiednie obniżenie wymiaru przysługującego w nowym miejscu pracy.
Informacja ta jest szczególnie ważna właśnie wtedy, gdy pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy więcej urlopu niż wynikało z później ustalonego wymiaru proporcjonalnego.
Czy urlop u kolejnego pracodawcy może wynosić zero?
Tak, w określonych przypadkach jest to możliwe.
Przykładowo pracownik mający prawo do 20 dni urlopu pracuje u pierwszego pracodawcy do końca czerwca. Proporcjonalnie za pół roku przysługiwałoby mu 10 dni, ale przed odejściem wykorzystał całe 20 dni rocznego urlopu.
Jeżeli od lipca podejmie kolejne zatrudnienie, wykorzystał już cały swój roczny wymiar. W takiej sytuacji u nowego pracodawcy w tym roku może nie mieć już prawa do kolejnych dni urlopu wypoczynkowego.
Nie oznacza to pozbawienia pracownika ustawowego prawa do wypoczynku, lecz konsekwencję wcześniejszego wykorzystania całego rocznego limitu.
Czy łączny urlop może być niższy niż wynika z okresów zatrudnienia?
Kodeks pracy wprowadza zabezpieczenie dla pracownika. Zgodnie z art. 155¹ § 2 łączny wymiar urlopu w danym roku nie może być niższy niż wymiar wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.
Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pomiędzy kolejnymi okresami zatrudnienia występuje przerwa. Nie zawsze bowiem pracownik będzie zatrudniony przez pełnych 12 miesięcy roku.
Przy obliczeniach trzeba więc uwzględniać zarówno wykorzystaną nadwyżkę, jak i rzeczywisty okres zatrudnienia u wszystkich pracodawców.
Czy poprzedni pracodawca wypłaca ekwiwalent, jeśli urlopu wykorzystano za dużo?
Ekwiwalent pieniężny przysługuje za urlop, którego pracownik nie wykorzystał do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Jeżeli natomiast pracownik wykorzystał urlop w wymiarze równym lub wyższym od tego, który ostatecznie przysługuje mu proporcjonalnie za okres zatrudnienia, nie pozostaje z tego tytułu niewykorzystana część bieżącego urlopu, za którą należałoby wypłacić ekwiwalent.
Odrębnie trzeba oczywiście rozliczyć ewentualny urlop zaległy z wcześniejszych lat.
Co powinien zrobić nowy pracodawca?
Dział kadr nie powinien naliczać urlopu wyłącznie na podstawie daty rozpoczęcia nowej umowy. Konieczne jest również sprawdzenie świadectwa pracy oraz liczby dni lub godzin urlopu wykorzystanych wcześniej w tym samym roku.
Następnie należy obliczyć proporcjonalny wymiar urlopu w nowym zatrudnieniu i uwzględnić nadwyżkę wykorzystaną u poprzedniego pracodawcy.
Niepełny miesiąc i niepełny dzień urlopu rozlicza się przy tym zgodnie z zasadami zaokrąglania określonymi w Kodeksie pracy.
Za dużo urlopu u poprzedniego pracodawcy – podsumowanie
Jeżeli pracownik przed odejściem z firmy wykorzystał więcej urlopu, niż wynika później z proporcji do okresu zatrudnienia, nie oznacza to automatycznie konieczności zwracania wykorzystanych dni.
Nadwyżka wpływa przede wszystkim na urlop przysługujący u kolejnego pracodawcy w tym samym roku. Nowy pracodawca odpowiednio zmniejsza wymiar urlopu, uwzględniając dane wynikające ze świadectwa pracy.
Najważniejsze jest więc spojrzenie na urlop jako na roczne uprawnienie pracownika, które przy zmianie pracodawcy musi zostać prawidłowo podzielone pomiędzy poszczególne okresy zatrudnienia.
FAQ – nadmiernie wykorzystany urlop u poprzedniego pracodawcy
Czy pracownik musi zwrócić dni urlopu wykorzystane ponad proporcję?
Co do zasady nie. Przy zmianie pracodawcy nadwyżka wykorzystanego urlopu powoduje odpowiednie zmniejszenie urlopu u kolejnego pracodawcy w tym samym roku.
Czy nowy pracodawca może zmniejszyć mój urlop?
Tak. Jeżeli u poprzedniego pracodawcy wykorzystano więcej urlopu niż proporcjonalnie przypadało na okres zatrudnienia, art. 155¹ Kodeksu pracy przewiduje odpowiednio niższy wymiar urlopu u kolejnego pracodawcy.
Czy można wykorzystać cały urlop przed zmianą pracy?
Pracownik może wcześniej wykorzystać urlop udzielony przez pracodawcę. Jeżeli jednak stosunek pracy zakończy się w trakcie roku, a wykorzystany wymiar przekroczy proporcję należną u dotychczasowego pracodawcy, wpłynie to na urlop u kolejnego pracodawcy.
Czy nowy pracodawca sprawdza wykorzystany urlop?
Tak. Informacja dotycząca urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia znajduje się w świadectwie pracy.
Czy u nowego pracodawcy można nie mieć już żadnego urlopu?
Tak. Jeżeli pracownik wcześniej wykorzystał cały roczny wymiar urlopu, może się zdarzyć, że w kolejnym zatrudnieniu w tym samym roku nie będzie miał już bieżącego urlopu do wykorzystania.
Jaka jest podstawa prawna?
Najważniejsze zasady wynikają z art. 155¹, art. 155²a i art. 155³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Komentarze
Pokaż komentarze