Jak uporządkować obieg faktur w firmie?

Odpowiedzialność za procesy

Problemy związane z obiegiem faktur w firmie mogą wynikać z niejasnych procedur. Faktury często trafiają do różnych osób – są one między innymi przesyłane mailowo i dostarczane papierowo, na skutek czego łatwo o pomyłki i trudności z odnalezieniem potrzebnych dokumentów. 

Pierwszym krokiem powinno być więc ustalenie, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu – przyjęcie faktury, jej weryfikację oraz przekazanie do księgowości. Im bardziej przejrzysty podział obowiązków, tym łatwiej uniknąć sytuacji, w której dokument utknie na którymś z tych trzech etapów. 

Już na starcie działalności warto zadbać o uporządkowaną organizację. Pomocne informacje dotyczące zakładania i prowadzenia biznesu możesz znaleźć pod linkiem: https://www.ingksiegowosc.pl/fakturowanie/zaloz-firme. 

Cyfrowy obieg dokumentów

Jeszcze kilka lat temu firmy opierały się głównie na papierowych dokumentach. Dziś coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na elektroniczny obieg faktur, który pozwala szybciej zarządzać dokumentacją i ogranicza ryzyko utraty ważnych danych. Umożliwia to gromadzenie dokumentów w jednym miejscu, przypisywanie ich do odpowiednich projektów i kontrahentów oraz łatwe wyszukiwanie potrzebnych informacji.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów warto połączyć z uporządkowaniem wewnętrznych procesów. Wyznacz jeden adres e-mail do przesyłania i odbierania faktur między Twoją firmą a kontrahentami. Postaraj się także szczegółowo określić terminy akceptacji poszczególnych dokumentów. Skorzystaj z automatycznych przypomnień o płatnościach, które zwiększają kontrolę nad finansami i zobowiązaniami Twojej firmy.

Czym jest KSeF w kontekście obiegu faktur?

W 2026 roku zaczął obowiązywać system etapowego wdrażania KSeF, który docelowo stanie się obowiązkowym sposobem wystawiania faktur. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Następnie, od 1 kwietnia 2026 roku, wymóg ten został rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców – w tym również podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT. 

Jednocześnie przewidziano okres przejściowy dla najmniejszych firm. Podatnicy, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami elektronicznymi lub papierowymi nie przekracza 10 tys. zł brutto, będą mogli korzystać z dotychczasowych rozwiązań do 1 stycznia 2027 roku. Mikroprzedsiębiorcy spełniający ten limit mogą więc do końca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF, ale są zobowiązani do bieżącego odbierania faktur ustrukturyzowanych w systemie, jeśli ich kontrahenci wystawią je za jego pośrednictwem.

Źródła:

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004651