Wrzesień to najlepszy czas na wybór instytucji finansowej i wdrożenie PPK przez firmy zatrudniające od 20 do 249 pracowników. Potem czeka nas kumulacja, gdyż do 27 października umowy o zarządzanie PPK musi podpisać kilkadziesiąt tysięcy firm. Lepiej nie czekać na ostatnią chwilę. Dzięki temu można liczyć na większe wsparcie ze strony wybranej instytucji finansowej.
Wdrożeniem PPK w mniejszych firmach zwykle zajmują się specjaliści od kadr i płac lub księgowości. Często też korzystają ze wsparcia biur rachunkowych. Z praktyki wiemy, że prawie każda osoba, która ma odpowiadać za PPK, na początku uważa, że będzie to trudne zadanie. Okazuje się jednak, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Pod warunkiem, że wcześnie wybierze się instytucję finansową i zaplanuje czas na wdrożenie. Przy dobrej współpracy okazuje się, że … większą część zadań może wykonać instytucja finansowa.
PPK ─ obowiązki pracodawcy
Co musi zrobić pracodawca? Przede wszystkim musi wybrać instytucję finansową i zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Określa ona warunki i zasady prowadzenia planu, ale nie zawiera jeszcze danych pracowników ani nie uruchamia obowiązku przekazywania wpłat do PPK. Nie ma więc sensu zwlekać z jej zawarciem, gdyż nie oznacza to dodatkowych wydatków. Umowę można na ogół zawrzeć online, bez konieczności składania podpisów, a pracodawca otrzymuje stosowne potwierdzenie.
Następnie pracodawca powinien przeprowadzić kampanię informacyjną wśród pracowników, w której może wykorzystać gotowe materiały od instytucji finansowej. Musi też przygotować swój system kadrowo-płacowy do obsługi programu PPK. Warto też sprawdzić aktualność danych pracowników, aby potem uniknąć pomyłek. W małej firmie nie jest to trudne zadanie – w przeciwieństwie do przedsiębiorstw zatrudniających kilka czy nawet kilkanaście tysięcy osób.
Kolejne kroki to zawarcie umowy o prowadzeniu PPK (do 10 listopada 2020 r.), do której załącznikiem jest lista pracowników – uczestników PPK. Potem pozostaje zebranie deklaracji w sprawie PPK i … regularne przekazywanie wpłat do instytucji finansowej.
Jakie wsparcie od instytucji finansowej?
Na pierwszym miejscu stawiamy indywidualnego opiekuna klienta po stronie instytucji finansowej, który ma praktyczne doświadczenie przy wdrażaniu PPK w kilkudziesięciu firmach. Specjalista znany z imienia i nazwiska, do którego można zadzwonić pod konkretny numer telefonu lub napisać maila, aby otrzymać wsparcie, jakie jest potrzebne.
Bardzo ważna, zwłaszcza na początku współpracy, jest zawartość strony www o PPK, którą prowadzi instytucja finansowa. Warto sprawdzić, czy jest czytelna i bogata w przydatne treści. Po podjęciu współpracy instytucja udostępnia instruktaże i materiały wspierające pracodawcę, w tym wzorce wszystkich formularzy oraz gotowe harmonogramy wdrażania PPK. Warto też zapytać o gotowe materiały do przeprowadzenia kampanii informacyjnej wśród pracowników oraz o funkcjonalności umożliwiające ─ w razie potrzeby ─ wdrożenie PPK całkowicie online. Te narzędzia to ogromne ułatwienie dla firm.
Ważną formą wsparcia są też szkolenia online dla pracowników działów kadrowo-płacowych oraz webinaria dla pracowników firm
Dochodzimy do kluczowego w praktyce elementu, jakim jest system kadrowo-płacowy i transfer danych oraz wpłat. Kadrowe w firmie będą miały najmniej żmudnej pracy, gdy stosowany system umożliwia bezpośredni (bezplikowy) transfer danych i wpłat do systemu stosowanego przez instytucję finansową. Kilka instytucji finansowych zintegrowało swoje systemy do PPK z systemami Sage i Comarch. Jeśli firma posługuje się jednym z nich – będzie naprawdę łatwo. Można wręcz mówić o automatyzacji, co ułatwia też obsługę biurom rachunkowym. Jeśli firma ma inny system, instytucje finansowe przygotowały specjalne portale do przekazywania danych i wpłat.
Instytucja finansowa przejmuje też od firmy obowiązki związane z informowaniem pracowników na temat stanu ich indywidualnych rachunków PPK. Najlepszym rozwiązaniem jest specjalny serwis online, który umożliwia pełny wgląd w rachunek 24/7, a więc możliwość śledzenia wpłat pracownika i pracodawcy oraz bonusów od państwa, a także aktualną wartość zebranych środków.
Autor: Anna Jugo, ekspert ds. programów inwestycyjnych i emerytalnychAviva Investors Poland TFI SA
Komentarze