Cyfryzację przeprowadzono w organizacji skupiającej w Polsce 24 tys. osób i obsługującej ponad 6 tys. umów
o pracę. Zespół kadr i płac Medicover liczy prawie 90 pracowników. Przy tej skali papierowy obieg angażował jednocześnie HR, menedżerów i pracowników, wymagał wymiany zabezpieczonych wiadomości, drukowania dokumentów, korzystania z poczty oraz ręcznej archiwizacji.
Z papierowej dokumentacji do kontrolowanego e-procesu
Przed wdrożeniem zespół HR przygotowywał dokument i przesyłał go przełożonemu w zabezpieczonej wiadomości e-mail. Po weryfikacji menedżer przekazywał plik pracownikowi, który musiał go wydrukować, podpisać i odesłać pocztą. Następnie HR rejestrował zwrot i umieszczał dokument w papierowej teczce osobowej. Pełny proces trwał zwykle około dwóch tygodni, a niekiedy wydłużał się do trzech.
Obecnie obieg rozpoczyna się w systemie Medicover Selfie. Po uzyskaniu odpowiednich akceptacji dokument trafia do platformy SIGNIUS, gdzie pracownik składa podpis elektroniczny. System automatycznie uruchamia podpis zaawansowany albo kwalifikowany, zgodnie z regułami określonymi dla danej kategorii dokumentu. Po zakończeniu procesu plik jest przekazywany do systemu kadrowego i e-teczki, bez konieczności jego pobierania oraz ręcznego przenoszenia między narzędziami.
- Zależało nam nie tylko na skróceniu czasu obiegu, ale na usprawnieniu monitorowania całego procesu. Dziś zespół HR może na bieżąco sprawdzić status dokumentu i ustalić, po czyjej stronie jest kolejny krok. Średni czas powrotu dokumentu wynosi niespełna trzy dni, a blisko połowa spraw kończy się jeszcze w dniu przekazania dokumentów pracownikowi – mówi Monika Tadeusik, ekspertka ds. rozwoju procesów HR w Medicover.
Efektywność potwierdzona wynikami operacyjnymi
O efektywności wdrożenia świadczy nie tylko skrócenie czasu obiegu. Platforma obsługuje ponad 500 dokumentów miesięcznie, w tym umowy o pracę, porozumienia zmieniające, informacje o warunkach zatrudnienia, zakresy obowiązków, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz umowy o zakazie konkurencji. Pracownik może zapoznać się z kilkoma dokumentami i podpisać je podczas jednej operacji.
System rejestruje każdą zmianę statusu. HR widzi, czy dokument oczekuje na akceptację menedżera, wymaga poprawy, czeka na podpis pracownika czy został już przekazany do e-teczki. Ułatwia to identyfikację opóźnień i eliminuje konieczność mailowego lub telefonicznego ustalania, gdzie znajduje się dokument.
Automatyczne przekazywanie podpisanych plików do e-teczki ograniczyło również liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Zespół HR nie musi rejestrować przesyłek, przenosić dokumentów między systemami, porządkować papierowych egzemplarzy ani umieszczać ich w teczkach osobowych. Wyeliminowano także wysyłkę podpisanych dokumentów pocztą. Przy dotychczasowej skali procesu tradycyjny obieg wymagał około 34 ryz papieru rocznie.
Dokumentacja pozostaje w kontrolowanym obiegu elektronicznym, co według Medicover realnie ograniczyło ryzyko jej zagubienia. Dostęp do bieżących statusów i elektronicznych akt pozwala także zespołowi kadr obsługiwać proces niezależnie od miejsca pracy.
Dodatkowym potwierdzeniem sprawności rozwiązania jest niewielka liczba pytań ze strony użytkowników. Według Medicover zgłoszenia pracowników dotyczące rejestracji, logowania i składania podpisu były minimalne, mimo skali organizacji i wprowadzenia nowego sposobu obsługi dokumentów.
SIGNIUS automatyzuje pełną ścieżkę dokumentu
- Samo zastąpienie podpisu odręcznego elektronicznym nie wykorzystuje pełnego potencjału cyfryzacji. Efektywność pojawia się wtedy, gdy platforma do podpisu elektronicznego jest zintegrowana z systemami HR, a dokument automatycznie przechodzi przez kolejne etapy procesu. W Medicover platforma SIGNIUS zapewnia zastosowanie właściwego rodzaju podpisu, rejestrowanie statusów oraz przekazanie gotowego pliku do e-teczki. Dzięki temu organizacja skraca czas obsługi i ogranicza liczbę ręcznych operacji – wyjaśnia Agnieszka Bocian, Team Leader części projektowej i biznesowej w SIGNIUS.
Wyniki wdrożenia pokazują, że skuteczność cyfryzacji dokumentów HR można mierzyć za pomocą konkretnych wskaźników: czasu zakończenia procesu, udziału dokumentów podpisanych tego samego dnia, miesięcznego wolumenu, liczby wyeliminowanych czynności manualnych oraz poziomu kontroli nad obiegiem. W przypadku Medicover połączenie platformy SIGNIUS z systemem kadrowym i e-teczką pozwoliło przejść od wieloetapowego procesu papierowego do zautomatyzowanej obsługi ponad 500 dokumentów miesięcznie.
Komentarze
Pokaż komentarze