PIT przez Internet według urzędników i uwagi o użyteczności info

System informatyczny jest narzędziem do wspomagania informacyjnego procesów administracyjnych i biznesowych. Dobrą ilustracją systemu informatycznego i jego związków z otoczeniem jest układu nerwowy przetwarzający i przesyłający sygnały niezbędne do sterowania pracą organów całego organizmu.

Bezbłędne wdrożenie systemu informatycznego trudno uznać za sukces jeśli jego nabywca nie umie wskazać konkretnych procesów, które będą przez system wspomagane. Zatem co to jest system informatyczny i co decyduje o jego użyteczności?

Percepcja systemu informatycznego

Powszechnie uważa się, że system informatyczny to zestaw sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania współpracujących ze sobą w określony sposób. Jest to zawężona percepcja. Systemem jest zbiór elementów, powiązanych ze sobą relacjami w taki sposób, że tworzą logiczną całość. Specyfika relacji i interakcji między elementami determinuje zewnętrzną funkcjonalność systemu, która możne być wykorzystana w jego otoczeniu.

Pojęcie systemu informatycznego powinno obejmować także użytkowników i administratorów ponieważ bezpośrednio oddziaływają na inne elementy systemu. Jeśli projektanci systemów informatycznych będą traktowali użytkowników i administratorów jako jego integralne elementy to gotowy system będzie bardziej przyjazny dla użytkowników a jego utrzymanie będzie prostsze i mniej pracochłonne.

Dokonane rozszerzenie pojęcia systemu informatycznego w małym stopniu zmienia jego percepcję. Nadal będzie postrzegany jako twór autonomiczny i oderwany od kontekstów świata zewnętrznego.

Użyteczność systemu informatycznego

Komputer osobisty z pakietem oprogramowania biurowego jest użyteczny w różnorodnych środowiskach. Ocena użyteczności unikalnego systemu informatycznego (np. PESEL) może być dokonana tylko z punktu widzenia jakości wspomagania informacyjnego konkretnych procesów.

Pomiędzy systemem informatycznym i jego otoczeniem występuje tylko jeden rodzaj relacji: wspomaganie informacyjne realnych procesów w jego otoczeniu. Wspomaganie informacyjne umożliwia automatyzowanie działań i decyzji cząstkowych wewnątrz procesów a także usprawnia obieg dokumentów. Im lepsze wspomaganie informacyjne procesów tym większa użyteczność systemu.

Projektowanie unikalnego systemu informatycznego trzeba rozpocząć od określenia sposobów wspomagania informacyjnego procesów a dopiero w następnym kroku można zdefiniować logikę współdziałania sprzętu i oprogramowania. Technologia powinna być całkowicie podporządkowana wspomaganiu informacyjnemu procesów. Taki sposób postępowania należy do rzadkości. W SIWZ-ach przygotowywanych w sektorze publicznym wymogi dla systemów informatycznych dotyczą tylko kwestii technologicznych i prawnych. Łatwo dostrzec skutki takiego postępowania.

PIT przez Internet

Wypełnienie formularza PIT rozpoczyna proces rozliczania podatku. Wypełniony i podpisany formularz jest przekazywany do US. Następnie pracownik US sprawdza PIT i jeśli wszystko jest w porządku przekazuje go do rozliczenia. Gdy jest nadpłata to US przygotowuje zwrot pieniędzy. Jeśli była wymagana dopłata to sprawdza się czy pieniądze wpłynęły we właściwej kwocie i we właściwym czasie. W rzeczywistości proces jest bardziej rozbudowany i może obsługiwać przypadki nietypowe.

Jak została zaprojektowana internetowa wersja tego procesu? Odpowiedzią będzie historia konkretnego przypadku. Wypełniony PIT w postaci elektronicznego formularza został podpisany elektronicznie i wysłany do US. Ponieważ nie przyszło podpisane elektronicznie potwierdzenie odbioru, to zaniepokojony obywatel dzwonił do US z pytaniami czy wszystko jest w porządku. Wykonał wiele telefonów. Po dwóch tygodniach pracownik z informatyki zasugerował odwiedzenie US i wspólne sprawdzenie co się dzieje z elektronicznym PITem. Informatyk odnalazł PIT, wydrukował go i poprosił o podpisanie wydruku w tradycyjny sposób. Następnie PIT w postaci papierowej trafił do urzędnika, który za pomocą klawiatury wprowadził dane z PIT-u do systemu informatycznego US. W tym punkcie stara i nowa wersja procesu zbiegają się.

Nawet gdyby serwer US zawsze wysyłał potwierdzenie podpisane elektronicznie tuż po odebraniu PITu, to nadal tak zinformatyzowany proces rozliczania podatku nie może być powodem do dumy. Zabrakło myślenia systemowego i patrzenia na proces jak na logicznie powiązaną całość. Autorzy pomysłu PITu przez Internet skupili się tylko na operacji wypełnienia i dostarczenia formularza PIT. Nie dostosowali swojego pomysłu do istniejącego procesu ani nie zaproponowali jego zmiany.