Tysiące przedsiębiorców w całej Polsce otrzymuje pisma z urzędów skarbowych dotyczące nadchodzących zmian w sposobie wystawiania faktur. Chodzi o Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli centralną platformę, przez którą firmy będą wystawiać, odbierać i przechowywać dokumenty sprzedażowe. System stanie się obowiązkowy etapami, ale przygotowania trzeba rozpocząć już teraz. Do rewolucji nie zostało dużo czasu.
Listy od skarbówki
Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma, która całkowicie zmieni sposób fakturowania w Polsce. Za jej pośrednictwem przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać oraz archiwizować faktury w jednolitej strukturze. System ma usprawnić obrót gospodarczy, ograniczyć nadużycia podatkowe, przyspieszyć wymianę dokumentów i zwiększyć bezpieczeństwo danych. Urzędy skarbowe przypominają w listownej korespondencji, że choć wdrożenie będzie stopniowe, to firmy powinny już teraz przygotować się technicznie i organizacyjnie.
W listach do przedsiębiorców fiskus akcentuje konkretne zalety korzystania z nowego rozwiązania. Wśród nich znajdują się m.in. brak konieczności drukowania i fizycznego przechowywania dokumentów, dostęp do faktur przez 10 lat w jednym systemie, szybsza i bezpieczniejsza wymiana dokumentów między kontrahentami, skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Dla wielu firm KSeF ma oznaczać uproszczenie części procesów księgowych, automatyzację rozliczeń, brak nadmiernej ilości papieru w biurach i większą kontrolę nad dokumentacją.
Już niedługo KSeF będzie obowiązkowy
Nowe przepisy będą wprowadzane etapami, w zależności od skali działalności firmy. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych firm, w tym mikro.
Przewidziano także wyjątek dla najmniejszych przedsiębiorców. Podatnicy, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekracza 10 tys. zł brutto, będą mogli korzystać z dotychczasowych metod fakturowania do 31 grudnia 2026 r. Dla nich obowiązek wejdzie dopiero 1 stycznia 2027 r.
Nowe obowiązki wynikające z KSeF
Niezależnie od tego, kiedy dana firma zostanie objęta obowiązkiem wystawiania faktur w systemie, wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbieranie dokumentów w KSeF już od lutego 2026 roku. Oznacza to konieczność założenia dostępu do systemu nawet przez tych przedsiębiorców, którzy jeszcze przez jakiś czas będą mogli wystawiać faktury tradycyjnie.
Co powinni zrobić przedsiębiorcy? Urzędy skarbowe apelują w listach, aby nie czekać do ostatniej chwili. Firmy powinny ustalić, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy w ich przypadku, przeanalizować procesy fakturowania w firmie, następnie zaktualizować programy księgowe i systemy sprzedażowe, wybrać sposób logowania do KSeF, a w przypadku firm niebędących osobami fizycznymi bez kwalifikowanej pieczęci - złożyć formularz ZAW-FA.
Resort finansów informuje, że z KSeF można korzystać poprzez bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma, a także poprzez komercyjne systemy księgowe zintegrowane z platformą. Wybór rozwiązania powinien zależeć od specyfiki działalności i skali wystawianych faktur.
Fot. Obraz wygenerowany przez AI
Red.
Inne tematy w dziale Gospodarka
