KSeF od 1 kwietnia. Kto musi wystawiać e-faktury?
Nowy obowiązek dotyczy przedsiębiorców, których sprzedaż przekracza 10 tys. złotych miesięcznie. Od kwietnia muszą oni wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane w KSeF.
System nie obejmuje jeszcze wszystkich, ponieważ najmniejsze firmy (poniżej 10 tys. zł miesięcznie) mają odroczenie do 2027 roku. Faktury dla konsumentów (B2C) pozostają poza systemem, natomiast do końca 2026 roku można jeszcze korzystać z paragonów z NIP do 450 zł oraz kas fiskalnych. KSeF wkrótce stanie się standardem dla rozliczeń między firmami w ramach B2B, ale pełne objęcie biznesu nastąpi stopniowo.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma do:
- wystawiania faktur
- odbierania dokumentów
- ich przechowywania
- archiwizacji
System automatycznie zapisuje faktury i uznaje je za doręczone w momencie wprowadzenia do bazy. To teoretycznie wygodna zmiana, gdyż przedsiębiorca nie musi już wysyłać dokumentu do kontrahenta w tradycyjny sposób. Z perspektywy państwa oznacza to większą kontrolę obrotu, a dla firm – mniej papierowej dokumentacji, tyle że konieczność obsługi systemu.
Jednym z najważniejszych elementów KSeF jest to, że datą wystawienia faktury jest moment jej wprowadzenia do systemu. Dzięki temu rozwiązaniu rząd chce uniemożliwić antydatowania dokumentów. Faktura trafia do odbiorcy niemal natychmiast, nie można jej usunąć, a ewentualne zmiany wymagają korekty.
Jak przygotować firmę do KSeF? Najważniejsze kroki
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna. Firma musi potwierdzić swoją tożsamość w systemie, np. przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Konieczne jest przypisanie dostępu pracownikom odpowiedzialnym za faktury. Bez tego nie będą mogli działać w systemie. Tak samo, jeśli korzystamy z biura księgowego - zasadnym jest nadanie uprawnienia do przeglądania faktur.
Ręczne wystawianie faktur szybko okaże się niewydolne. W praktyce większość firm będzie potrzebować systemu księgowego z integracją KSeF lub aplikacji udostępnionej przez państwo.
System można obsługiwać za pomocą narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Do użytku udostępniono platformy: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (przeglądarka, wystawianie, pobieranie faktur) i aplikację mobilną (zarządzanie dokumentami i danymi kontrahentów). To rozwiązania z pewnością wystarczające dla mniejszych firm, ale większe przedsiębiorstwa raczej postawią na integrację z własnymi systemami.
Będą zmiany w KSeF
Wiceminister finansów Marcin Łoboda zapowiada dalsze zmiany w systemie. Mówił, że nowością będzie zgłaszanie podejrzanych ("scamowych”) faktur, możliwość obsługi dokumentów VAT RR w KSeF. Rząd ma też postawić na rozwój API KSeF 2.0. Według danych resortu finansów wystawiono już ponad 87 mln faktur. Z systemu korzysta ponad 345 tys. firm, natomiast docelowo KSeF ma obsługiwać nawet 2,5 mld faktur rocznie.
Wsparcie dla przedsiębiorców zapewnia m.in. Krajowa Administracja Skarbowa.
Dostępne są całodobowa infolinia KAS, szkolenia online i stacjonarne, materiały instruktażowe. Można też liczyć na pomoc w urzędach skarbowych.
Red.
Komentarze
Pokaż komentarze (35)