Elektroniczne pieczętowanie dokumentów zyskuje na znaczeniu

- Rosnące znaczenie e-pieczęci wynika z konkretnych potrzeb operacyjnych. Firmy chcą szybciej obsługiwać dokumenty, ograniczać ręczne czynności i mieć pewność, że dokument cyfrowy może zostać zweryfikowany oraz bezpiecznie przechowywany. Dotyczy to m.in. faktur, zaświadczeń, decyzji, dokumentacji kadrowej, rozliczeniowej czy korespondencji kierowanej do klientów i partnerów. W sektorach regulowanych szczególnie istotne znaczenie mają zgodność z przepisami, możliwości audytu procesu oraz ochrona danych - mówi Bartosz Witkowski, prezes SIGNIUS S.A.

Przykładem są instytucje przetwarzające duże wolumeny dokumentów. Na rynku niemieckim z rozwiązań SIGNIUS skorzystały m.in. AS Abrechnungsstelle Bremen oraz jeden z największych ubezpieczycieli zdrowotnych – AOK. W przypadku AS Bremen kluczowe było zapewnienie zgodności dokumentów cyfrowych ze standardem TR-RESISCAN oraz przepisami, co wymagało wdrożenia kwalifikowanego pieczętowania elektronicznego umożliwiającego automatyczne nadawanie dokumentom mocy dowodowej bez udziału człowieka, bezpośrednio po procesie skanowania. Z kolei w AOK, obsługującym dokumentację dla ponad 27 mln ubezpieczonych, rozwiązania SIGNIUS wspierają zarządzanie i przetwarzanie dokumentów na bardzo dużą skalę, gdzie kluczowe znaczenie ma zapewnienie autentyczności, integralności oraz możliwości weryfikacji dokumentów przez różne podmioty w systemie ochrony zdrowia. W takim środowisku pieczętowanie elektroniczne staje się elementem infrastruktury, umożliwiającym bezpieczne i efektywne przetwarzanie dokumentów. Podobne wyzwania dotyczą również polskich instytucji, które coraz częściej muszą łączyć automatyzację procesów dokumentowych z wymogami bezpieczeństwa, zgodności regulacyjnej i rosnącą skalą przetwarzanych danych.

- Kwalifikowane pieczętowanie elektroniczne znajduje zastosowanie zarówno w dużych organizacjach, jak i w sektorze MŚP, choć potrzeby tych grup są różne. Duże podmioty koncentrują się na wydajności, integracji z istniejącymi systemami i kontroli nad infrastrukturą, natomiast mniejsze firmy potrzebują prostszych rozwiązań do bezpiecznego potwierdzania dokumentów. Widzimy to po konkretnych zapytaniach ze strony małych i średnich przedsiębiorstw. Dostarczamy rozwiązania precyzyjnie dopasowane do potrzeb tych grup. Dodatkowo, jako jedyni w Polsce oferujemy w pełni kompleksowe rozwiązanie w jednej usłudze, w modelu on-premise, składające się z serwera pieczętującego, HSM oraz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, co pozwala ograniczyć liczbę usługodawców i uprościć proces wdrożenia - mówi Bartosz Witkowski, prezes SIGNIUS S.A.

W firmach o mniejszej skali dokumentów największe znaczenie mają szybkość wdrożenia, możliwość zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów i uproszczenie codziennych procesów. Pieczęć elektroniczna pozwala usprawnić proces zatwierdzania dokumentów, ograniczyć druk, wysyłkę i ręczną obsługę formalności, co jest istotne przy ograniczonych zasobach kadrowych. Ułatwia też archiwizację oraz obieg dokumentów między pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi, jednocześnie wzmacniając bezpieczeństwo. Przykładem takiej firmy jest laboratorium badawczo-wzorcujące MerSerwis, który korzystając z rozwiązania SIGNIUS pieczętuje tysiące świadectw wzorcowania. Dzięki temu firma zarówno skraca czas obsługi spraw, jak i gwarantuje klientom pełną wiarygodność dokumentacji.

Jak wynika z raportu PARP „Wybrane technologie cyfrowe i stopień ich wykorzystania w przedsiębiorstwach w latach 2019–2025”, Polska nadal plasuje się zazwyczaj w drugiej połowie unijnych rankingów cyfryzacji, natomiast jeszcze w latach 2019–2022 systematycznie znajdowała się w końcowej części zestawienia DESI. Choć w latach 2023–2025 widoczna jest poprawa, tak jak w poprzednich edycjach badania DESI, również w 2025 r. wartości wskaźników dotyczących cyfrowych usług publicznych dla obywateli i przedsiębiorstw były niższe niż średnie unijne. Jednocześnie Polska pozostawała jednym z liderów w obszarze e-zdrowia i dostępu do cyfrowej dokumentacji medycznej, mimo iż tempo transformacji wciąż pozostaje nierównomierne, szczególnie w sektorze MŚP.