Czy przełożony może zażądać zwrotu pieniędzy za połączenia, internet lub roaming? Czy pracownik odpowiada za każdą opłatę naliczoną przez operatora? Odpowiedź zależy przede wszystkim od przyczyny powstania kosztów oraz zasad odpowiedzialności materialnej określonych w Kodeksie pracy.
Kto płaci rachunek za telefon służbowy?
Jeżeli umowę z operatorem zawarł pracodawca, to właśnie on jest stroną tej umowy i odpowiada wobec operatora za wynikające z niej należności.
Nie oznacza to jednak, że pracownik może korzystać z telefonu bez ograniczeń.
Pracodawca ma prawo ustalić zasady korzystania ze sprzętu służbowego. Może przykładowo określić:
- czy dopuszczalne są rozmowy prywatne;
- jakie usługi dodatkowe można aktywować;
- czy telefon może być używany za granicą;
- jakie ograniczenia dotyczą transmisji danych;
- w jaki sposób należy zgłaszać nietypowe opłaty.
Takie zasady mogą wynikać z regulaminu, polityki korzystania ze sprzętu lub indywidualnych ustaleń z pracownikiem.
Samo przekroczenie określonego limitu kosztów nie oznacza jednak automatycznie powstania obowiązku zapłaty po stronie pracownika.
Czy pracownik odpowiada za wysoki rachunek telefoniczny?
Podstawowe znaczenie mają przepisy o odpowiedzialności materialnej pracowników.
Zgodnie z art. 114 Kodeksu pracy pracownik, który wskutek zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wyrządził pracodawcy szkodę, może ponosić odpowiedzialność materialną.
Aby skutecznie dochodzić odszkodowania, pracodawca powinien wykazać:
- naruszenie obowiązków pracowniczych;
- winę pracownika;
- powstanie rzeczywistej szkody;
- związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a szkodą.
Istotny jest art. 116 Kodeksu pracy, zgodnie z którym to pracodawca musi wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość szkody.
**Przykład**
Przedstawiciel handlowy otrzymał telefon z abonamentem wynoszącym 80 zł miesięcznie. Po powrocie z delegacji zagranicznej firma otrzymała fakturę na 780 zł.
Dodatkowe 700 zł wynikało z korzystania z internetu poza Unią Europejską.
Czy pracodawca może automatycznie zażądać zwrotu tej kwoty?
Nie. Najpierw należy ustalić, czy pracownik korzystał z internetu w celach służbowych, czy znał obowiązujące ograniczenia i czy miał możliwość uniknięcia dodatkowych kosztów.
Jeżeli transmisja danych była konieczna do wykonania poleconych obowiązków, odpowiedzialność pracownika nie powstaje tylko dlatego, że rachunek okazał się wysoki.
Ile może zapłacić pracownik za przekroczenie limitu telefonu?
Wysokość odpowiedzialności zależy między innymi od rodzaju winy.
W przypadku szkody wyrządzonej nieumyślnie zastosowanie znajduje art. 119 Kodeksu pracy.
Odszkodowanie nie może wówczas przekroczyć rzeczywistej szkody ani kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.
Inaczej jest w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody. Art. 122 Kodeksu pracy przewiduje wówczas obowiązek naprawienia szkody w pełnej wysokości.
Nie oznacza to jednak, że każde świadome wykonanie prywatnego połączenia automatycznie stanowi umyślne wyrządzenie szkody.
Trzeba odróżnić celowe wykonanie określonej czynności od umyślnego spowodowania szkody.
Co więcej, przekazanie pracownikowi telefonu jako mienia służbowego nie oznacza, że wszystkie opłaty telekomunikacyjne automatycznie podlegają zasadom odpowiedzialności za mienie powierzone do zwrotu lub wyliczenia się.
Czy pracodawca może potrącić wysoki rachunek z wynagrodzenia?
To jeden z najważniejszych problemów praktycznych.
Pracodawca nie może po prostu pomniejszyć wynagrodzenia pracownika o kwotę, którą uznał za koszt prywatnego korzystania z telefonu.
Potrącenia z wynagrodzenia są ściśle uregulowane w Kodeksie pracy.
Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy należności inne niż objęte ustawowym potrąceniem mogą zostać potrącone za pisemną zgodą pracownika, z zachowaniem odpowiedniej kwoty wolnej od potrąceń.
Zgoda powinna odnosić się do konkretnej, istniejącej należności.
**Przykład**
Pracodawca stwierdził, że pracownik korzystał z płatnych usług rozrywkowych, przez co rachunek zwiększył się o 300 zł.
Przełożony poinformował dział kadr, aby potrącić tę kwotę z najbliższej wypłaty.
Takie działanie, bez odpowiedniej podstawy prawnej, nie jest dopuszczalne.
Pracodawca może dochodzić uzasadnionego roszczenia, ale nie może dowolnie obciążać wynagrodzenia pracownika.
Telefon służbowy za granicą – kto odpowiada za roaming?
Szczególne problemy pojawiają się podczas zagranicznych podróży służbowych.
Pracownik może korzystać z telefonu w celu kontaktu z klientem, przesyłania dokumentów czy obsługi firmowej poczty elektronicznej.
Jeżeli dodatkowe koszty wynikają z wykonywania obowiązków służbowych, nie można automatycznie przerzucać ich na pracownika.
Warto też pamiętać, że zasady roamingu obowiązujące w Unii Europejskiej nie zawsze mają zastosowanie poza jej granicami.
Niektóre usługi mogą generować wysokie należności również wtedy, gdy urządzenie automatycznie połączy się z siecią zagranicznego operatora.
Dlatego przed podróżą pracodawca powinien ustalić, czy obowiązujący pakiet obejmuje kraj docelowy i czy konieczna jest aktywacja dodatkowych usług.
Brak odpowiednich zabezpieczeń lub informacji może mieć znaczenie przy ocenie odpowiedzialności za powstałą szkodę.
Czy firma może reklamować wysoki rachunek za telefon pracownika?
Tak. Jeżeli faktura została wystawiona nieprawidłowo, pracodawca będący abonentem może zakwestionować rozliczenie u operatora.
To istotne, ponieważ nie każda dodatkowa opłata wynika z zachowania pracownika.
Przyczyną może być błędne zastosowanie taryfy, naliczenie niezamówionej usługi lub nieprawidłowe rozliczenie transmisji danych.
W przypadku nieprawidłowo obliczonej należności Prawo komunikacji elektronicznej przewiduje zasadniczo 12 miesięcy na złożenie reklamacji od dnia doręczenia faktury.
Operator ma natomiast 30 dni na jej rozpatrzenie.
Przed obciążeniem pracownika kosztami warto więc ustalić, czy sama faktura jest prawidłowa.
Szczegółowe zasady zgłaszania nieprawidłowości, terminy oraz sposób przygotowania pisma przedstawia poradnik Reklamacja wysokiego rachunku za telefon – wzór i terminy.
Prawidłowo przeprowadzone postępowanie reklamacyjne może doprowadzić do korekty faktury i wyeliminować spór między pracownikiem a pracodawcą.
Prywatny telefon wykorzystywany do pracy – czy pracodawca musi zwrócić koszty?
Odrębną kwestią jest sytuacja, w której pracownik wykorzystuje własny telefon do wykonywania obowiązków zawodowych.
W przypadku pracy zdalnej istotne znaczenie ma art. 67²⁴ Kodeksu pracy, który przewiduje obowiązek pokrywania kosztów usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Przepisy regulują również możliwość korzystania z prywatnych narzędzi pracy oraz zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu.
Inaczej może wyglądać sytuacja pracownika wykonującego pracę stacjonarną, który sporadycznie korzysta z prywatnego telefonu na potrzeby firmy.
W takim przypadku warto ustalić zasady rozliczenia wydatków z pracodawcą.
Samo wykorzystanie prywatnego telefonu do rozmowy służbowej nie oznacza, że pracodawca powinien automatycznie pokryć cały prywatny abonament.
Co powinien zrobić pracownik, gdy pracodawca żąda zapłaty?
Jeżeli pracownik otrzymuje żądanie pokrycia wysokiego rachunku, powinien przede wszystkim ustalić, z czego wynika sporna należność.
Warto poprosić o przedstawienie faktury, zestawienia zakwestionowanych opłat i wskazanie zasad korzystania z telefonu, które miały zostać naruszone.
Należy również sprawdzić, czy naliczone koszty rzeczywiście wynikają z prywatnego korzystania z urządzenia.
Nie powinno się podpisywać zgody na potrącenie z wynagrodzenia bez poznania podstawy i wysokości roszczenia.
Jeśli natomiast rachunek jest ewidentnie nieprawidłowy, warto niezwłocznie poinformować pracodawcę i zaproponować zgłoszenie reklamacji operatorowi.
Współpraca obu stron może okazać się znacznie skuteczniejsza niż natychmiastowe dochodzenie zwrotu pieniędzy od pracownika.
Podsumowanie – wysoki rachunek za telefon nie zawsze oznacza odpowiedzialność pracownika
Telefon służbowy jest narzędziem pracy, a koszty jego wykorzystywania nie mogą być automatycznie przenoszone na pracownika.
Pracodawca może dochodzić naprawienia szkody, jeżeli spełnione są przesłanki odpowiedzialności materialnej wynikające z Kodeksu pracy.
Nie może jednak dowolnie potrącać spornych kwot z wynagrodzenia ani zakładać, że każdy przekroczony limit oznacza winę pracownika.
W praktyce pierwszym krokiem powinno być ustalenie przyczyny naliczenia dodatkowych opłat, sprawdzenie zasad korzystania z telefonu oraz rozważenie reklamacji u operatora.
Dopiero po wyjaśnieniu tych okoliczności można prawidłowo ocenić, czy i w jakim zakresie pracownik powinien ponosić odpowiedzialność finansową.
**Podstawa prawna:** art. 87, 91, 114–122 i 67²⁴ Kodeksu pracy oraz art. 378 Prawa komunikacji elektronicznej. Stan prawny: listopad 2026 r.
Komentarze
Pokaż komentarze (1)