Informacja - kwestia formy

Jutro mija termin składania wniosków o dofinansowanie projektów typu B2B (czyli usług jednego biznesu dla drugiego) realizowanych za pomocą nowoczesnych technologii - chodzi oczywiście o internet, komputery itp.  E-biznes - modne słowo.  Program tych dofinansowań ma na celu usprawnienie gospodarki - wprowadzenie formy elektronicznej wymiany danych między współpracującymi firmami ma spowodować zmniejszenie kosztów, zwiększenie zysków, a nawet stworzyć nowe możliwości biznesu.

Mówiąc krótko - państwo nasze kochane wie, że informacja między podmiotami gospodarczymi ma przepływać sprawnie.  Niestety - samo ma w tej dziedzinie bardzo dużo do nadrobienia.

Przed chwilą przeczytałem tekst krawczyk.salon24.pl/134566,minister-kultury-kpi-sobie-z-blogerow, gdzie można przeczytać o geniuszach myśli urzędniczej, którzy aby wrzucić dokument do BIP'u drukują go, następnie skanują, a skan wstawiają w PDF'a.  To jest niestety nagminna praktyka.  Zamiast dokumentu tekstowego mamy kawałek grafiki, z którym nic się nie da zrobić (nawet po przepuszczeniu przez OCR nie mamy pewności, że któraś litera/słowo nie zostało źle zinterpretowane).  To jest jeden z paru podstawowych błędów popełnianych przez urzędników, gdy tworzą informację mającą być dostępną dla obywateli. 

Drugi błąd - ciągle się z tym spotykamy - to używanie formatu *.doc czyli Microsoft Word.  Nie masz Worda - masz problem, chyba, że masz Open Office'a (darmowy), ale wtedy też masz problem.  Bo tabele tworzone w Wordzie  (a urzędnicy lubią rysować tabele) nie wyglądają potem tak samo w Open Office.  Najgorsza jest niekonsekwencja - na przykład na stronach PARP'u (poig.parp.gov.pl/index/index/745) część dokumentów jest - i tu duży plus - w PDF'ach (i nie są to skany), a druga część - w formacie *.doc.  Może tu chodzić o to, że urzędnik mógł nie wiedzieć, jak zrobić formularze w PDF'ach (bo to trudne kliknięcie jest).

Brak podstawowej wiedzy dotyczącej narzędzi do tworzenia dokumentów tekstowych - to główna bolączka naszych urzędników.  Nie tylko urzędników - w pewnym sądzie w Trójmieście jest pani sędzia, która pisze wyrok na swoim komputerze, drukuje, następnie wydrukowany przynosi referentce i każe przepisywać.  Na prośby o wysłanie mejlem/nagranie na pena mówi, że nie będzie się uczyć obsługi mejla/pendrive'a, ona nie jest od tego.  W ten sposób każdy jej wyrok jest 'komputeropisany' dwa razy.  Jak to wpływa na tempo pracy chyba nie musze mówić ;)

Jeżeli jacyś urzędnicy to czytają, mam dla nich parę krótkich informacji dotyczących tworzenia dokumentów 'publicznych' - państwo nie zapewniło im szkoleń, to mogą tu się podszkolić dla ogólnej korzyści ;)
 

Rady dla urzędników tworzących dokumenty 'publiczne'

1.  Publikując dokumenty należy stosować będący standardem na świecie format PDF (ewentualnie rtf, nigdy *.doc - to nie tylko utrudnienie, ale i faworyzowanie jednego producenta oprogramowania). Należy też zwrócić uwagę na to, by był to dokument tekstowy (by można było zaznaczyć fragment tekstu i wkleić w notatniku potem np.), nie skan wydruku.  Czyli - jeżeli edytor tekstowy ma opcję 'eksport do PDF' - to trzeba tak zrobić.  Opcja dostępna w Open Office od razu, do Worda trzeba dodatek (darmowy, są też płatne) zainstalować.

2. Jeżeli mamy dokument, w którym ktoś ma coś wpisać, potem wysłać/wydrukować, też można stosować PDF (to uwaga do ludzi z PARP, którzy formularze porobili w doc'ach - intencje były dobre, brak wiedzy popsuł efekt).  Jest tam piękny mechanizm formularzy, by skorzystać z niego np. z Open Office wystarczy stworzyć nowy dokument  tekstowy i wstawić pole tekstowe (widok/paski narzędzi/formanty - tam są takie rzeczy jak pola tekstowe, listy wyboru itp.).  Jak się potem każe wyeksportować do PDF'a, to będzie to formularz PDF (będzie można w pdf'ie pisać, potem to drukować.  Jak się posłuży 'wyższą szkołą jazdy', to nawet można wypełnione dane formularza zapisać ;)  W wordzie też się da to prosto robić, ale nie lubię MS, to nie podpowiem ;)

Dzięki tym dwóm rzeczom nie zmuszamy obywateli do kupowania Worda, bądź do ręcznego poprawiania dokumentów w Open Office (gdy się otworzy Wordowe, czasem trzeba poprawiać).
PDF jest standardem otwartym, ma też formularze.  Przewagą PDF'a nad wordem jest też to, że w PDF jest 'większa pewność' tego, jak będzie dokument po wydruku wyglądał.  A to pomaga potem w korzystaniu z OCR'ów do rejestrowania danych z papierowych formularzy.

3.  Twórzcie spisy treści/indeksy
Nic tak nie wkurza, jak szukanie czegoś w dokumencie, który ma 50 stron, 100 rozdziałów, a spisu treści nie ma.  Nawet tworząc dwustronicowy dokument czasem spis treści jest potrzebny.  Gdy się zrobi go w Wordzie, bądź Open Office, to przy eksporcie do PDF'a będzie zachowany (będziemy mieli spis treści w PDF'ie).

Dokument mający kilka rozdziałów, bez spisu treści jest mniej użyteczny. 

Jeżeli urzędnicy tworzący dokumenty tekstowe przyswoją sobie te 3 punkty, będzie wszystkim nam o wiele prościej. 

Wtedy można będzie zacząć wymagać pójścia dalej - publikacji wszystkich dokumentów tekstowych - głównie ustaw i uchwał - w formacie XML, tak, by można było wykorzystywać te informacje w nich zawarte w innych systemach informatycznych.  By na przykład zrobić sobie wyszukiwarkę ustaw lepszą o wiele, niż ta na stronach sejmu, albo - to taki mój projekt, może zrealizuję w wolnym czasie, czyli nieprędko (algorytm już mam) - zrobić system, który sprawdzałby automatycznie spójność zmiany wprowadzanej do prawa z prawem do tej pory obowiązującym (wypisałby 'przepisy kandydujące do niespójności' do przeanalizowania przez ludzia), automatyczne wyszykanie wszystkich dokumentów sejmowych związanych z zagadnieniem (wpisanym tekstowo jako zwykłe zdanie).  Coś takiego nawet w kancelarii sejmu by się przydało - jak informacja będzie w rozsądnym formacie, to da się ją normalnie obrabiać wtedy, PDF tego nie zapewnia, a istniejąca wyszukiwarka jest użyteczna raczej dla kogoś, kto nie musi nic szukać, bo wie gdzie co jest.  Gdyby to, co można przejrzeć w PDF'ach można było przejrzeć też w XML'u (mało roboty jest potrzebnej, by obecny serwis sejmowy do tego dostosować), mielibyśmy niewiarygodny skok jakościowy w wykorzystywaniu informacji dotyczącej prawa itp.  Gdyby to połączyć z BIP'em (dane z BIP też w XML'u), z dobrą klasyfikacją informacji, to firma szukająca przetargu, do którego mogłaby wystartować robiłaby to w parę godzin, nie w kilka dni.



Trochę się zaszczegółowiłem technicznie, ale to dobrze ;)  Chciałem tu napisać, co można zrobić, jak zmienić mały bardzo kosztem formę informacji podawanej obywatelom przez państwo tak, by spowodować duży spadek kosztów prowadzenia działalności w momencie, gdy trzeba skorzystać z informacji udostępnianej przez państwo.  Bo jeżeli państwo wydaje kasę na to, by obywatele/przedsiębiorstwa usprawniały kanały wymiany informacji (PO IG 8.2), to warto, by to samo zrobiło na styku państwo/obywatel.  Tym bardziej, że koszty są naprawdę znikome.

Podszkolenie urzędników o 3 punkty, które napisałem wyżej - koszt mały.  Zysk dosyć znaczący, również wizerunkowy.

Wrzucanie ważnych informacji (prawo, prace sejmu, BIP - tam już nawet chyba zaczęli - itp) w format XML - koszt trochę większy (sejm bym sam obrobił w 2 miesiące), ale zysk niesamowity.  Kancelaria sejmu wyłapywałaby niektóre niespójności proponowanych zmian w kilka minut, nie kilka dni.  Ludzie mogliby mieć takie wyszukiwarki robione 'na wolnym rynku' przez dowolne firmy, w których wpisaliby na przykład "chce ze szwagrem zrobić fabrykę bejcy", a wyszykiwarka podałaby im wszystkie przepisy związane z ich działalnością, trwające prace sejmu, oraz przetargi samorządowe na dostawę bejcy do malowania płotów przy urzędach miasta.  Wyszykiwarki takie byłyby robione przez studentów, hobbystów, nawet w ramach projektów uczelnianych - nie wymagają dużego nakładu pracy,a tylko dobrego pomysłu.  W każdym razie - byłaby cała masa darmowych, albo komercyjnych, ale bezpłatnych, bo robionych dla reklam.

Informacja to dziwna rzecz - bardzo dużo zależy nie od jej treści, a od jej formy.  Kiedyś mówiło się, że obraz mówi więcej niż 1000 słow, teraz mamy różne pdf'y i xml'e, które potrafią powiedzieć więcej niż 1000 obrazów, dwie rzeźby i jednen linoryt.

Żeby zacząć z tego korzystać nie trzeba wielkich nakładów, wystarczy świadomość tego, co się robi.
Urzędnik tworzący dokument tekstowy ma mieć narzędzia do tworzenia tych dokumentów opanowane w takim stopniu, by dokumenty były oceniane jako 'profesjonalne'.  Osoba odpowiedzialna za BIP, czy serwis sejmowy powinna mieć świadomość tego, że forma informacji ma być wygodna dla odbiorców, powinna się zastanowić, jaką formę wybrać, by z informacji można było wyciągnąć jak najwięcej.

W obecnym świecie to na informacji zarabia się najwięcej.  Trzeba nią efektywnie zarządzać, a by to robić, musi ona być w formie na takie zarządzanie pozwalającej.  A to dużo nie kosztuje.