Opowiadanie insidera: jak funkcjonują urzędy wojewódzkie

Niniejsze opowiadanie jest zbiorem moich osobistych spostrzeżeń i nauk, które wynikają z faktu, że pracuję w urzędzie wojewódzkim. Mając więc osobiste doświadczenie, wiem, jak funkcjonuje ten urząd, a zatem, zapewne również inne urzędy państwa polskiego.

Urzędy państwa polskiego prawie wszystkie sprawy - tak ze sobą, jak i z poddanymi państwa polskiego - załatwiają papierami, wysyłanymi oczywiście pocztą zwykłą. Przerzucają się stertami papierów. Często są to papiery przychodzące tego samego dnia z tego samego urzędu w kilkudziesięciu odrębnych kopertach. Często są to papiery tak krótkie, jak np. postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego wobec kogoś, najczęściej kogoś, komu wlepiono mandat (np. za wjazd do lasu samochodem, zaśmiecanie lasu, albo za przekroczenie prędkości), a nie może on spłacić należności. Tak samo przesyłane są do urzędu wojewódzkiego informacje o wykorzystaniu bloczków mandatowych, prośby od gmin o dotacje, sprawozdania z wykorzystanych dotacji, skargi na kogoś, pytania do Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców o to, czy delikwentowi wydano paszport albo nakaz niewydawania komuś paszportu, itd. Wszystkie pisma od urzędów oraz coraz większa liczba pism od osób i instytucji prywatnych są pisane na komputerze i drukowane, więc mogłyby być wysłane e-mailem, ale polskie urzędy wolą przerzucać się stertami papierów.

Gdy takie pismo przyjdzie do kancelarii, musi zostać otwarte, koperta i pismo przewodnie (oraz zwrotka) opatrzone pieczątką, pismo przewodnie również barcode'm, następnie pismo i zwrotka muszą zostać zeskanowane i odrębnie (tak!) zarejestrowane w Internetowym spisie dokumentów zwanym System Obiegu Dokumentów i Spraw (który, tak swoją drogą, często się psuje, a informatykom nie spieszno, by go naprawić). Dopiero potem pismo może zostać oddane wydziałowi będącemu adresatem tego pisma.

Po co tak robić? Skoro 99% przychodzących do urzędów pism to pisma pisane na komputerze (na których urzędy na dodatek podają swoje adresy e-mail) i muszą być rejestrowane w internetowym SODISie, to po co drukować je, wysyłać, i płacić za to? Wielu urzędników cały dzień pracy, dzień po dniu, spędza na otwieraniu i rejestrowaniu tych pism.

Często też zdarza się, że pismo nie jest zarejestrowane do żadnego wydziału, albo nie ma zwrotki, albo jest błędnie zarejestrowane.

Innym problemem jest chory system nagradzania i promowania szeregowych urzędników kancelarii, którego jedynymi kryteriami jest liczba zajestrowanych przez jedną osobę w danym okresie (kwartale) pism i zwrotek w stosunku do wszystkich zarejestrowanych wtedy pism i zwrotek oraz średnie dzienne tempo rejestrowania pism i zwrotek, co oznacza, że kanceliści pracują na czas.

Gdyby polskie urzędy zaczęły między sobą i z polskimi poddanymi załatwiać wszystkie (albo prawie wszystkie) sprawy e-mailem, to możnaby 50% urzędników zwolnić albo przenieść na inne stanowiska, bo nie musieliby się przerzucać stertami papierów.

Co więcej, nie wszystkie wydziały urzędu, gdzie pracuję, mieszczą się w tym samym budynku. Niektóre mieszczą się w innym budynku na innej ulicy, gdzie pisma zarejestrowane przez kancelarię muszą zostać dowiezione (oczywiście nie za darmo).

W Urzędzie Wojewódzkim załatwia się osobiście wiele spraw. Na przykład składa się wnioski paszportowe i odbiera się paszport. Niestety, nie można tego załatwić pocztą, jak np. w USA i w Australii. Trzeba się pofatygować do urzędu osobiście. Musi to zrobić każda osoba, na którą ma być wystawiony paszport. Nawet, jeśli jest małym dzieckiem (np. niemowlakiem) i nie rozumie, po co. Urzędy uważają bowiem, że jeżeli dziecko nie zostanie przyprowadzone do urzędu wojewódzkiego osobiście, to znaczy, że nie istnieje.

Nie sposób nie wspomnieć o niepotrzebnie tworzonych wydziałach, jak np. Wydział Certyfikacji, które się rzadko czymkolwiek zajmują i rzadko do nich przychodzi jakiekolwiek pismo.

To wszystko, co wyżej napisałem, to nie jest akurat wina zwykłych, szeregowych urzędników (choć mogliby oni uprzejmie traktować podatników, którzy płacą na ich utrzymanie). Jest to wina w największej mierze polskich polityków, ministrów i innych wysokich rangą urzędników państwowych, którzy tak, a nie inaczej zorganizowali państwo polskie.

Na blogu Igora Jankego jeden komentator, Stary Wiarus, radził ostatnio zastosować jako kurację dla budżetu państwa polskiego:
1) Cięcia w administracji.
2) Głębokie cięcia w administracji po pierwszej rundzie cięć.
3) Drastyczne cięcia w administracji po drugiej rundzie cięć.

To słuszne rozwiązanie, ale będzie możliwe do wykonania tylko wtedy, gdy będzie ono zastosowane łącznie z załatwianiem spraw urzędu z urzędem (lub Polaka z urzędem) e-mailem i umożliwieniem Polakom załatwiania wielu innych spraw, jak np. wydania paszportu, pocztą. W USA i w Australii nie trzeba osobiście stawić się w budynku federalnym, aby otrzymać paszport - wystarczy wypełnić formularz (dostępny na każdej poczcie), załączyć zdjęcia paszportowe, dołączyć czek albo money order na opłatę paszportową i przynieść to na pocztę, a po kilku tygodniach do domu przychodzi pocztą paszport. O czym sam Stary Wiarus kiedyś pisał na Salonie24. Należy też wprowadzić zasadę (która obowiązywała w II RP), że ten, kto się naturalizuje w jakimkolwiek kraju innym niż Polska, automatycznie traci obywatelstwo polskie, a ci, którzy naturalizowali się przed wprowadzeniem tej zasady (jak np. SW), mogą się zrzec obywatelstwa polskiego składając do polskiego konsulatu stosowne pismo. Decyzja ta byłaby uznawana z dniem przyjęcia przez polski konsulat danego zrzeczenia. O tej drugiej zasadzie wspominam, ponieważ prawo nie działa wstecz.

Można też zlikwidować pewne zupełnie niepotrzebne urzędy, jak np. KRRIT, WORDy (egzaminy z prawa jazdy niech odbywają się, jak dawniej na samochodach OSK, i niech przeprowadzają je OSK albo policjanci), OKE (egzamin maturalny niech przeprowadza prywatna firma, tak jak w USA), Ministerstwo Gospodarki (po co jakieś ministerstwo ma zarządzać gospodarką?), Ministerstwo Kultury, czy MNiSW (które tylko ogranicza autonomię uczelni szczegółowymi wytycznymi).

Krótko mówiąc, urzędy państwa polskiego są horrendalnie kosztowne w utrzymaniu, niepotrzebnie przerzucają się codziennie stertami papierów, marnują co roku wielkie sumy pieniędzy i traktują klientów per noga. Ale jest to wina politycznych decydentów, nie zwykłych urzędników, którzy robią to, co im się każe. Zwykli urzędnicy mogliby co prawda uprzejmiej się odzywać do klientów urzędów, ale nie mogą zmienić procedur obowiązujących w polskim państwie.