Czy UE sprawi, że fiskus będzie wiedział o firmie wszystko?

• Decyzją Rady Unii Europejskiej za kilka lat każda faktura, transakcja czy rozliczenie podatkowe ma się odbywać automatycznie.

• Określający to pakiet VIDA ma skrócić czas wystawiania faktur i przyspieszyć przelewy. To jednak dodatkowa regulacja, która dla małych podmiotów może być kosztowna i trudna do wdrożenia.

• Niski poziom cyfryzacji jest najbardziej widoczny w branży spożywczej czy maszynowej. Także usługi osobiste (np. fryzjerstwo, kosmetyka, drobne naprawy). Aż 73% firm MŚP nie wykorzystuje zaawansowanych narzędzi cyfrowych.

• Wśród polskich przedsiębiorców, szczególnie z MŚP, pojawiają się głosy zaniepokojenia o nadmierną dostępność danych finansowych ich firm. 4 na 5 Polaków obawia się o bezpieczeństwo swoich danych w internecie.

Rada Unii Europejskiej zatwierdziła w marcu tego roku projekt, który przewiduje, że każda faktura, transakcja czy rozliczenie podatkowe ma się odbywać automatycznie, bez ręcznego wprowadzania danych i nadmiaru papierowych dokumentów. Zasady określa projekt ViDA (VAT in the Digital Age), który w założeniu ma unowocześnić system VAT w UE poprzez cyfryzację procesów fakturowania i raportowania transakcji. Taka regulacja to droga do automatyzacji fakturowania i rozliczeń, obowiązkowe raportowanie transakcji w czasie rzeczywistym, standaryzacja danych i interoperacyjność systemów. VIDA zakłada także skrócenie terminów na wystawienie faktury przez sprzedawcę.

- Tendencja cyfryzacji dokumentów związanych z rozliczeniami pomiędzy firmami i urzędami podatkowymi jest silna w całej Europie, także u nas. Projekt VIDA może jednak niektórym przedsiębiorcom wyglądać na dodatkową, uciążliwą regulację. To bywa bolączką UE. Jednym z celów pakietu jest wymuszenie, aby sprzedawcy wystawiali faktury w ciągu 10 dni od dostarczenia swoich towarów. To może się wydawać niepotrzebne, bo większość prowadzących biznes nie potrzebuje przepisów zmuszających ich do wystawiania faktury zaraz po wykonaniu usługi. Problemem jest raczej „wieczne” oczekiwanie na przelew. W polskiej gospodarce w przypadku małych firm w I kw. tego roku czas na przelew zapisany na fakturach wynosił średnio aż 13,5 dnia (wg faktura.pl). Automatyzacja pomoże, ale nie wyeliminuje całkowicie problemu długich terminów płatności – mówi Jerzy Dąbrowski, Członek Zarządu Finea, która specjalizuje się w finansowaniu mikroprzedsiębiorców.

Dodatkowe koszty dla MŚP, nie wszystkie firmy są gotowe

Wdrożenie pakietu VIDA może dla wielu podmiotów wiązać się z dodatkowymi kosztami i zmianami organizacyjnymi. Problematyczne może to być szczególnie dla małych firm. MŚP często nie dysponują odpowiednimi zasobami technologicznymi i kadrowymi, aby sprostać nowym wymaganiom. Wg ZPP (Związek Przedsiębiorców i Pracodawców) Sektor MŚP, stanowiący około 98% wszystkich firm w Polsce, wykazuje niski poziom cyfryzacji. Niewiele, bo tylko 14% podmiotów korzysta z chmury obliczeniowej, 13% z systemów ERP, a znikoma liczba (3%) wdraża sztuczną inteligencję na co dzień. Aż 73% firm MŚP to przedsiębiorstwa tradycyjne, które nie wykorzystują zaawansowanych narzędzi cyfrowych.

Niski poziom cyfryzacji jest najbardziej widoczny w branży spożywczej czy maszynowej. Także usługi osobiste (np. fryzjerstwo, kosmetyka, drobne naprawy) to firmy często działające w tradycyjny sposób, z ograniczonym wykorzystaniem technologii cyfrowych. Brakuje im systemów rezerwacji online, elektronicznych narzędzi do zarządzania klientami czy obecności w mediach społecznościowych. Niski poziom kompetencji cyfrowych właścicieli i pracowników stanowi dodatkową barierę w adaptacji nowych technologii.

Obawy o utratę kontroli nad danymi

Obowiązek elektronicznego fakturowania i raportowania transakcji w czasie rzeczywistym oznacza, że organy podatkowe będą miały natychmiastowy dostęp do szczegółowych danych finansowych firm. Są przedsiębiorcy, którzy obawiają się braku kontroli nad udostępnianymi danymi. Przechowywanie i przetwarzanie dużych ilości danych finansowych przez organy państwowe rodzi obawy o potencjalne naruszenia prywatności i tajemnicy zawodowej. To odzwierciedlenie istotnych obaw społecznych - 78 proc. Polaków obawia się o bezpieczeństwo swoich danych w Internecie (dane IBRiS na zlecenie Santander Consumer Bank).

- Długoterminowo pakiet VIDA powinien przynieść korzyści w postaci uproszczenia procesów, redukcji błędów oraz lepszego panowania nad przepływami finansowymi. Obawy o utratę kontroli nad danymi wydają się przesadzone i wynikają z niskiego „ucyfrowienia” przedsiębiorców z wielu branż usługowych. Coraz więcej procesów ma jednak wymiar cyfrowy, coraz więcej danych jest gromadzonych w różnych zasobach wirtualnych. Włamania i kradzieże będą się zdarzały, ale większość firm ma już świadomość potrzeby zabezpieczenia przed cyberprzestępczością. Organy unijne i krajowe też dysponują odpowiednimi know how i środkami, żeby taka ochrona była możliwie jak najlepsza – analizuje Kamil Fac, Wiceprezes Faktura.pl.

Jaki jest okres przejściowy na dostosowanie się polskich firm? Co warto zrobić w tym czasie?

Pełne wdrożenie pakietu zajmie kilka lat. Najpierw, od 1 lipca 2028 r. wchodzi uproszczenie obowiązków niektórych podatników operujących w wielu państwach członkowskich - tzw. Pojedyncza rejestracja (Single VAT Registration). Od 1 lipca 2030 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur transgranicznych w unijnym formacie zgodnym z VIDA. W przypadku faktur krajowych będzie to rozwiązanie dobrowolne. Od 1 stycznia 2035 r. unijny standard e-fakturowania obejmie zarówno transakcje wewnątrzwspólnotowe, jak i krajowe.

- W naszych rozmowach z biurami księgowymi temat KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, pojawia się coraz częściej wraz ze zbliżającym się terminem jego wdrożenia w lutym przyszłego roku. Polskie firmy od kilku lat przygotowywały się do wdrożenia KSeF, ale ten już kilka razy był opóźniany. W tej chwili nie ma jednoznacznych informacji, w jaki sposób wdrożenie VIDA wpłynie na funkcjonowanie KSeF i czy możliwa będzie szybka konwersja struktury KSeF do formatu VIDA. Z pewnością jednak przygotowania firm do cyfryzacji obiegu dokumentów trzeba kontynuować i nie pójdzie to na marne. Przedsiębiorcy, którzy czują się zagubieni w nowych regulacjach, powinni się zwrócić o wsparcie do profesjonalnych platform księgowych – podsumowuje Kamil Fac z Faktura.pl

Wprowadzenie ViDA stanowi znaczącą zmianę w systemie VAT w UE, mającą na celu zwiększenie efektywności i przejrzystości. Jednakże, aby reforma była skuteczna i akceptowalna, konieczne jest uwzględnienie obaw przedsiębiorców oraz zapewnienie im odpowiedniego wsparcia w procesie adaptacji do nowych wymogów.