Kiedy przedsiębiorca staje się pracodawcą?
W świetle art. 3 Kodeksu pracy, pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Kluczem jest tutaj słowo "pracownik". W rozumieniu prawa pracy jest nim wyłącznie osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Jeśli współpracujesz z innymi osobami wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło) lub w modelu B2B (faktura), z punktu widzenia Kodeksu pracy nie jesteś pracodawcą. Stosujecie się do przepisów Kodeksu cywilnego. Gdy jednak podpiszesz z kimś etatową umowę o pracę, automatycznie bierzesz na siebie pełen pakiet obowiązków prawnopracowniczych, niezależnie od tego, czy Twoja firma to wielka korporacja, czy mała, jednoosobowa działalność rozwijająca swoje skrzydła.
Bezpieczeństwo przede wszystkim – obowiązki przed dopuszczeniem do pracy
Prawo pracy chroni zdrowie i życie zatrudnionych w sposób bezwzględny. Zanim Twój nowy pracownik usiądzie do biurka, włączy komputer lub stanie przy maszynie, musisz dopełnić dwóch absolutnie kluczowych formalności:
Badania medycyny pracy: Pracownik musi otrzymać skierowanie na wstępne badania lekarskie, a lekarz orzecznik musi wydać zaświadczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Koszt tych badań zawsze w pełni pokrywa pracodawca.
Szkolenie BHP: Każdy nowo zatrudniony musi przejść szkolenie wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (instruktaż ogólny oraz stanowiskowy). Dopiero posiadając te dwa ważne dokumenty w aktach, pracownik może legalnie rozpocząć wykonywanie swoich obowiązków.
Finanse firmy a bezwzględny obowiązek wypłaty wynagrodzeń
Kolejnym potężnym wyzwaniem dla nowego pracodawcy jest rygorystyczne zarządzanie płynnością finansową. W relacjach B2B opóźnienia w płatnościach rzędu kilku dni bywają biznesową codziennością. Z kolei w prawie pracy spóźnienie się z wypłatą wynagrodzenia choćby o jeden dzień (lub wypłacenie go w zaniżonej wysokości) to ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracownik może w takiej sytuacji rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy firmy, a na przedsiębiorcę może zostać nałożona surowa grzywna przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).
Mądre zarządzanie kapitałem przeznaczonym na płace to podstawa stabilnego HR-u. Z tego powodu wielu właścicieli firm zastanawia się, czy można mieć dwa konta firmowe, aby odizolować bieżące koszty operacyjne od funduszu płac. Założenie dodatkowego rachunku bankowego, na który systematycznie (np. po opłaceniu faktur przez klientów) przelewane są środki wyłącznie na poczet przyszłych wynagrodzeń netto, zaliczek na PIT-4 oraz składek ZUS dla pracowników, to świetna i w pełni legalna praktyka. Buduje to twardą rezerwy finansową i daje gwarancję, że dziesiątego dnia miesiąca nie zabraknie pieniędzy na wypłaty dla zespołu.
Teczki osobowe i ewidencja czasu pracy
Od momentu zatrudnienia pracownika, zderzasz się także ze sporymi obowiązkami administracyjnymi. Jako pracodawca masz obowiązek założyć i skrupulatnie prowadzić akta osobowe dla każdej osoby. Dokumentacja ta podzielona jest na ściśle określone części (od A do E), w których archiwizuje się dokumenty z etapu rekrutacji, nawiązania stosunku pracy, jego przebiegu oraz ewentualnego zwolnienia (świadectwa pracy). Obecnie prawo pozwala na prowadzenie ich w wygodniejszej formie elektronicznej (e-Teczki).
Dodatkowo, w przeciwieństwie do JDG, gdzie sam dysponujesz swoim czasem, pracownik etatowy ma ściśle określone ramy pracy. Pracodawca musi prowadzić imienną, szczegółową ewidencję czasu pracy, uwzględniającą godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, pracę w porze nocnej, a także ewidencję urlopów, zwolnień lekarskich czy dyżurów.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o własna firma a prawo pracy
1. Czy zatrudniając jednego pracownika muszę tworzyć regulamin pracy i wynagradzania?
Nie. Obowiązek tworzenia regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania dotyczy z mocy prawa pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników tworzą te dokumenty na wniosek zakładowej organizacji związkowej. W małych firmach warunki te określa się bezpośrednio w treści samej umowy o pracę oraz w dodatkowej, pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia wręczanej pracownikowi w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
2. Czy mogę zawrzeć z nowym pracownikiem od razu umowę na czas nieokreślony?
Tak. Przepisy prawa pracy określają maksymalne limity dla umów na czas określony (maksymalnie 3 takie umowy, a ich łączny czas trwania nie może przekroczyć 33 miesięcy), ale nie ma żadnych przeciwwskazań, aby od pierwszego dnia docenić pracownika umową na czas nieokreślony. Umowa na okres próbny (trwająca maksymalnie 3 miesiące) jest wyłącznie prawem i przywilejem pracodawcy, a nie jego obowiązkiem.
3. Co grozi firmie za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Brak ewidencji czasu pracy, prowadzenie jej nierzetelnie lub fałszowanie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W przypadku kontroli z PIP, inspektor pracy może nałożyć na pracodawcę mandat karny lub skierować wniosek do sądu. Grozi za to grzywna w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Ponadto, brak rzetelnej ewidencji drastycznie utrudnia pracodawcy obronę w sądzie pracy, jeśli zwolniony pracownik wystąpi z pozwem o wypłatę rzekomo zaległych nadgodzin.
Komentarze
Pokaż komentarze