Problem pojawia się wtedy, gdy obowiązkowa polisa OC wygasa, a nikt nie zauważa przerwy w ochronie. Po pewnym czasie do przedsiębiorstwa trafia wezwanie z Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego. Opłata może wynosić kilka, a nawet kilkanaście tysięcy złotych.
Pracodawca zaczyna wówczas szukać osoby odpowiedzialnej za niedopatrzenie. Czy powinien zapłacić sam? Czy może obciążyć kierowcę? A może odpowiedzialność ponosi pracownik administracji, który miał kontrolować ważność polis?
Odpowiedź zależy od tego, kto był zobowiązany do zawarcia ubezpieczenia oraz czy konkretnemu pracownikowi można przypisać odpowiedzialność za szkodę. To dwa odrębne zagadnienia, których nie należy ze sobą utożsamiać.
Kto odpowiada za obowiązkowe OC samochodu służbowego?
Podstawowe zasady zawierania umów obowiązkowego OC określa ustawa z 22 maja 2003 roku o ubezpieczeniach obowiązkowych, UFG i PBUK.
Zgodnie z art. 23 ustawy obowiązek zawarcia odpowiedniej umowy OC dotyczy posiadacza pojazdu mechanicznego.
W praktyce oznacza to, że trzeba ustalić, kto jest posiadaczem samochodu i na kim spoczywa obowiązek zapewnienia ciągłości ochrony.
Jeżeli samochód stanowi własność przedsiębiorstwa, a firma jest jego posiadaczem, obowiązek ten co do zasady dotyczy przedsiębiorstwa.
Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku decyduje wyłącznie wpis w dowodzie rejestracyjnym. Szczególnej analizy mogą wymagać samochody użytkowane na podstawie leasingu, najmu lub innych umów.
**Sam fakt prowadzenia samochodu służbowego nie sprawia, że kierowca automatycznie staje się podmiotem zobowiązanym do opłacenia składki OC.**
Pracownik może korzystać z pojazdu codziennie, ale nie oznacza to jeszcze przejęcia przez niego ustawowego obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia.
Firma dostała karę UFG. Czy może przerzucić ją na pracownika?
Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo zatrudniające 40 osób.
Firma posiada kilka samochodów osobowych. Jeden z nich służy przedstawicielowi handlowemu do odwiedzania klientów.
Pracodawca powierzył pracownikowi działu administracji kontrolowanie ważności polis ubezpieczeniowych.
W wyniku przeoczenia umowa OC jednego samochodu wygasa, a kolejna nie zostaje zawarta na czas.
Po kilku tygodniach przedsiębiorstwo otrzymuje wezwanie z UFG.
Zarząd uznaje, że skoro za polisy odpowiadał konkretny pracownik, to właśnie on powinien pokryć całą należność.
Czy taka decyzja będzie zgodna z prawem pracy?
**Nie można automatycznie przerzucić opłaty na zatrudnionego wyłącznie dlatego, że w jego zakresie obowiązków znajdowało się kontrolowanie ubezpieczeń.**
Należy oddzielić ustawową opłatę dochodzoną przez UFG od ewentualnej odpowiedzialności materialnej pracownika wobec pracodawcy.
To, czy zapłacona przez przedsiębiorstwo opłata może zostać potraktowana jako szkoda podlegająca dochodzeniu od pracownika, wymaga oceny konkretnych okoliczności i właściwych przepisów.
Nie każda nieprawidłowość w organizacji pracy oznacza bowiem automatycznie winę konkretnej osoby.
Odpowiedzialność pracownika za brak OC – co mówi Kodeks pracy?
Podstawowe znaczenie mają art. 114–119 Kodeksu pracy.
Pracownik odpowiada materialnie za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek zawinionego niewykonania albo nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych.
Żeby dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, pracodawca musi wykazać określone przesłanki.
Chodzi przede wszystkim o naruszenie obowiązków, winę pracownika, rzeczywistą szkodę oraz normalny związek przyczynowy między zachowaniem zatrudnionego a powstałą stratą.
Czy samo przeoczenie terminu wystarcza?
Niekoniecznie.
Załóżmy, że pracownik miał kontrolować ważność polis, ale firma nie zapewniła mu dostępu do dokumentacji ubezpieczeniowej.
Nie otrzymywał informacji o zakupionych pojazdach ani o zmianach umów leasingowych.
W takiej sytuacji trzeba zbadać, czy rzeczywiście miał możliwość prawidłowego wykonywania powierzonych zadań.
Inaczej będzie, gdy pracownik dysponował wszystkimi dokumentami, znał terminy i mimo to bez uzasadnienia zignorował obowiązek odnowienia ubezpieczenia.
Czy pracownik może odpowiadać pełną kwotą?
Na zasadach ogólnych przy szkodzie wyrządzonej nieumyślnie odszkodowanie jest ograniczone do wysokości rzeczywistej szkody i nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika, zgodnie z art. 119 Kodeksu pracy.
Przy szkodzie wyrządzonej umyślnie stosuje się odmienne zasady odpowiedzialności.
Nie należy jednak z tego wyciągać wniosku, że każda opłata UFG automatycznie staje się odszkodowaniem należnym od pracownika.
Najpierw trzeba ustalić, czy w konkretnej sytuacji istnieją podstawy odpowiedzialności materialnej.
Czy pracodawca może potrącić karę UFG z wynagrodzenia?
To jedna z najważniejszych kwestii praktycznych.
Pracodawca otrzymuje wezwanie na kilka tysięcy złotych i decyduje, że potrąci odpowiednią kwotę z najbliższej wypłaty pracownika odpowiedzialnego za firmową flotę.
Takie postępowanie może naruszać przepisy o ochronie wynagrodzenia.
Art. 87 Kodeksu pracy wskazuje należności, które mogą być potrącane bez zgody pracownika, przy zachowaniu ustawowych zasad.
Natomiast art. 91 dotyczy potrącania innych należności za pisemną zgodą zatrudnionego.
Zgoda ta powinna odnosić się do konkretnej, istniejącej należności.
Nie wystarczy ogólne postanowienie w umowie o pracę, zgodnie z którym pracodawca może potrącać z pensji wszelkie przyszłe straty firmy.
W praktyce trzeba najpierw ustalić podstawę i wysokość ewentualnego roszczenia wobec pracownika.
Dopiero później można oceniać dopuszczalne sposoby jego dochodzenia.
**Opłata nałożona przez UFG na przedsiębiorstwo nie daje pracodawcy automatycznego prawa do pomniejszenia wynagrodzenia kierowcy albo pracownika administracji.**
Co zrobić, gdy przedsiębiorstwo otrzyma wezwanie z UFG?
Otrzymanie wezwania nie powinno rozpoczynać się od ustalania, któremu pracownikowi wystawić obciążenie.
Najpierw należy sprawdzić, czy Fundusz prawidłowo ustalił brak obowiązkowego OC.
Może się przecież okazać, że samochód miał ważną polisę, ale w danych ubezpieczeniowych wystąpiła niezgodność.
Innym razem pojazd został wcześniej sprzedany albo Fundusz wskazał nieprawidłowy okres.
Dlatego firma powinna zweryfikować dokumentację ubezpieczeniową, daty rozpoczęcia i zakończenia ochrony oraz dane konkretnego samochodu.
Jeżeli istnieją podstawy do zakwestionowania opłaty, konieczne jest przygotowanie odpowiednich argumentów i dowodów.
Praktyczne wskazówki dotyczące takiego postępowania przedstawia poradnik odwołanie od kary za brak OC – krok po kroku i wzór.
Warto również pamiętać o terminie przewidzianym w art. 90 ustawy.
Osoba wezwana ma 30 dni od doręczenia wezwania na zapłatę opłaty albo przedstawienie dokumentów potwierdzających spełnienie obowiązku ubezpieczenia lub jego nieistnienie.
Jeżeli istnieje spór dotyczący samego obowiązku zawarcia OC, trzeba ponadto rozważyć odpowiednią drogę sądową. Zwykłe wyjaśnienie przesłane do UFG nie zastępuje pozwu.
Czy firma może przesłać dokumenty do UFG przez internet?
Tak. W 2026 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z elektronicznych narzędzi udostępnianych przez Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny.
W sprawach opłatowych szczególne znaczenie ma Portal UFG.
Pozwala on prowadzić odpowiednią korespondencję elektroniczną i przekazywać dokumenty w ramach dostępnych funkcji.
Zgodnie z regulaminem Portalu UFG osoba posiadająca numer sprawy i hasło otrzymane w wezwaniu może uzyskać dostęp do wybranych usług, w tym wysyłania korespondencji.
W przypadku przedsiębiorstw konieczne jest również upewnienie się, że dokumenty przesyła osoba uprawniona do działania w imieniu danego podmiotu.
Jak przygotować załączniki, uzyskać dostęp do sprawy i zachować potwierdzenie wysłania?
Dokładną instrukcję zawiera artykuł jak wysłać wniosek do UFG przez internet.
Elektroniczne przekazanie dokumentów jest wygodne, ale nie zwalnia z obowiązku zachowania odpowiednich terminów.
Dlaczego szczególnie niebezpieczny jest zakup używanego samochodu firmowego?
W wielu przedsiębiorstwach pojazdy kupuje się na rynku wtórnym.
Firma nabywa samochód, przekazuje go przedstawicielowi handlowemu i rozpoczyna jego użytkowanie.
Nowy właściciel może korzystać z OC przejętego od poprzedniego posiadacza.
Problem pojawia się wtedy, gdy administracja zakłada, że taka polisa automatycznie przedłuży się na kolejny rok.
Co do zasady przejęte OC nie odnawia się automatycznie.
Jeżeli nikt nie dopilnuje zawarcia kolejnej umowy, może powstać przerwa w obowiązkowej ochronie.
Przykład z 2026 roku
Firma kupiła używany samochód osobowy.
Przejęta polisa zakończyła się 10 lipca, a nową umowę zawarto dopiero 29 lipca.
Zakładając, że w międzyczasie nie obowiązywało żadne inne OC, powstała przerwa przekraczająca 14 dni.
Dla samochodu osobowego opłata UFG w tej kategorii w 2026 roku wynosi 9610 zł.
To znaczna kwota, zwłaszcza dla niewielkiego przedsiębiorstwa.
Samo niedopatrzenie terminu nie przesądza jednak o odpowiedzialności materialnej konkretnego pracownika.
Trzeba zbadać, kto miał kontrolować ubezpieczenie, jakie informacje otrzymał i czy naruszenie obowiązków rzeczywiście spowodowało szkodę, którą można mu prawnie przypisać.
A co, jeśli wezwanie UFG dotyczy samochodu firmowego sprzed kilku lat?
Zdarza się, że przedsiębiorstwo otrzymuje wezwanie dotyczące pojazdu, którego od dawna nie posiada.
W takim przypadku oprócz ustalenia podstawy opłaty warto sprawdzić również przedawnienie roszczenia.
Art. 92 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych przewiduje zasadniczo trzyletni termin przedawnienia, liczony od dnia kontroli, z dodatkową granicą odnoszącą się do końca roku, w którym nie spełniono obowiązku OC.
Nie oznacza to jednak, że każda opłata starsza niż trzy lata automatycznie jest przedawniona.
Znaczenie mogą mieć między innymi czynności organu egzekucyjnego, odpowiednie postępowania sądowe i ustawowo określone uznanie obowiązku oraz dochodzonej należności.
Przedsiębiorstwo powinno więc ustalić dokładną chronologię sprawy.
Pomocne przykłady oraz wyjaśnienie przypadków przerwania biegu terminu zawiera poradnik kara za brak OC – kiedy się przedawnia? UFG
Co istotne, przedawnienie opłaty dochodzonej przez UFG i ewentualne roszczenie pracodawcy wobec pracownika to odrębne zagadnienia, których terminów nie należy automatycznie utożsamiać.
Jak zorganizować kontrolę OC w firmie, aby uniknąć problemów?
Najlepszym rozwiązaniem nie jest poszukiwanie winnego dopiero po otrzymaniu wezwania.
Warto stworzyć procedurę, która ograniczy ryzyko przerwy w ochronie.
Przedsiębiorstwo nie musi od razu kupować kosztownego systemu do zarządzania flotą.
W niewielkiej firmie wystarczający może być dobrze prowadzony rejestr oraz jasno określony podział obowiązków.
Przydatne są następujące działania:
- Prowadzenie jednej aktualnej ewidencji samochodów i terminów końca ubezpieczeń.
- Oznaczanie polis przejętych przy zakupie używanego pojazdu.
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontrolowanie terminów i osoby zastępującej podczas jej nieobecności.
- Ustalanie przypomnień z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Weryfikacja nowej polisy przed zakończeniem poprzedniej ochrony.
- Archiwizowanie dokumentów ubezpieczenia i potwierdzeń zawarcia umowy.
- Kontrola OC przy zakupie, sprzedaży i zmianie sposobu użytkowania pojazdu.
Szczególnie ważne jest rozdzielenie czynności organizacyjnych.
Pracownik może monitorować termin, ale nie zawsze ma uprawnienie do samodzielnego zawarcia umowy albo dokonania płatności.
Jeżeli do przedłużenia polisy konieczna jest akceptacja zarządu lub działu finansowego, procedura powinna uwzględniać także czas potrzebny na podjęcie decyzji.
W przeciwnym razie odpowiedzialność za brak OC może wynikać nie z pojedynczego zaniedbania, lecz z wadliwej organizacji pracy.
Przykład praktyczny – pracownik informował o końcu polisy, ale firma nie podjęła decyzji
Załóżmy, że pracownik administracji otrzymał polecenie kontrolowania terminów obowiązkowych ubezpieczeń.
Na miesiąc przed końcem polisy wysłał informację do przełożonego.
Dwa tygodnie później ponowił przypomnienie i przekazał ofertę od ubezpieczyciela.
Nie miał jednak uprawnienia do podpisania umowy ani dostępu do środków finansowych firmy.
Przełożony nie zatwierdził zakupu.
Polisa wygasła, a następnie Fundusz stwierdził przerwę w obowiązkowym OC.
Czy w takiej sytuacji można uznać, że pracownik ponosi odpowiedzialność tylko dlatego, że formalnie zajmował się ubezpieczeniami?
Nie byłoby to wystarczające.
Należałoby ocenić rzeczywisty zakres jego obowiązków, podejmowane czynności i możliwość zapobieżenia szkodzie.
Jeżeli pracownik prawidłowo wykonał swoje zadania, a decyzja należała do pracodawcy, samo przypisanie mu odpowiedzialności za flotę nie przesądza o jego winie.
Ten przykład pokazuje, jak ważne są wewnętrzne procedury i dokumentowanie obiegu informacji.
Czy pracownik może odmówić jazdy samochodem bez ważnego OC?
Pracownik powinien poinformować przełożonego o stwierdzonym braku obowiązkowego ubezpieczenia.
Nie należy wymagać od niego wykonywania zadań w sposób sprzeczny z prawem.
Jednocześnie samo stwierdzenie braku OC nie powinno być automatycznie utożsamiane ze wszystkimi przesłankami powstrzymania się od pracy określonymi w art. 210 Kodeksu pracy.
Ten przepis dotyczy sytuacji związanych z warunkami pracy stwarzającymi bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia, na określonych w nim zasadach.
W praktyce pracownik, który dowiedział się o braku OC, powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę i zażądać wyjaśnienia sprawy oraz zapewnienia pojazdu z ważną ochroną ubezpieczeniową.
Przedsiębiorstwo powinno natomiast zadbać o to, aby nie kierować do użytkowania pojazdu bez wymaganego OC.
Podsumowanie – brak OC samochodu służbowego nie oznacza automatycznej winy pracownika
Brak obowiązkowego ubezpieczenia samochodu firmowego może mieć poważne konsekwencje finansowe.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma prawo automatycznie obciążyć opłatą UFG pracownika, który korzystał z pojazdu albo zajmował się dokumentacją ubezpieczeniową.
Należy odróżnić obowiązek zawarcia umowy OC od ewentualnej odpowiedzialności materialnej zatrudnionego.
Znaczenie mają rzeczywisty zakres obowiązków, możliwość wykonania polecenia, wina pracownika i wykazanie szkody oraz związku przyczynowego.
Pracodawca nie może również dowolnie potrącać takiej należności z wynagrodzenia.
Jeżeli firma otrzyma wezwanie z UFG, najpierw powinna sprawdzić podstawę naliczenia opłaty, okres ochrony oraz dokumentację pojazdu.
Dopiero później można rozważać dalsze działania związane z odpowiedzialnością wewnętrzną.
**Najskuteczniejsza ochrona przed kosztowną przerwą w OC polega jednak na właściwej organizacji pracy: jasnym podziale obowiązków, terminowej kontroli polis i sprawnym podejmowaniu decyzji o ich przedłużeniu.**
*Podstawy prawne: ustawa z 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, UFG i PBUK, w szczególności art. 23, 31, 88, 90, 92 i 94; Kodeks pracy, w szczególności art. 87, 91 oraz art. 114–122. Stan prawny: listopad 2026 roku.*
Komentarze
Pokaż komentarze