Koniec umowy o pracę to nie koniec obowiązków firmy. Gdzie pracodawcy popełniają błędy?

Oddanie służbowego laptopa, rozliczenie telefonu, zdanie identyfikatora, zamknięcie dostępu do firmowych systemów czy podpisanie karty obiegowej to tylko organizacyjna część zakończenia współpracy. Równolegle pracodawca musi prawidłowo wykonać obowiązki wynikające z prawa pracy.

I właśnie na tym etapie pojawia się problem. W wielu przedsiębiorstwach procedury administracyjne zaczynają przesłaniać obowiązki ustawowe. Dokument, który powinien zostać wydany pracownikowi, trafia na koniec długiej listy formalności. Niekiedy zupełnie niesłusznie.

Karta obiegowa nie może być ważniejsza niż Kodeks pracy

Wewnętrzne procedury rozliczania odchodzącego pracownika nie są niczym niewłaściwym. Przedsiębiorstwo musi przecież wiedzieć, czy odzyskało przekazany sprzęt, dokumenty i inne składniki majątku.

Problem zaczyna się wtedy, gdy pracodawca uzależnia wydanie świadectwa pracy od zakończenia tych czynności.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik rozwiązał umowę o pracę i przygotowuje się do rozpoczęcia zatrudnienia w innej firmie. Nie oddał jednak telefonu służbowego, ponieważ spiera się z przełożonym o jego rozliczenie.

Dział administracji zgłasza problem, a przełożony wydaje kadrom polecenie: „Świadectwo pracy dostanie dopiero wtedy, gdy odda wszystko”.

Takie rozwiązanie jest sprzeczne z art. 97 Kodeksu pracy. Przepisy wyraźnie wskazują, że wydanie świadectwa nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Firma może dochodzić zwrotu należącego do niej mienia, a w odpowiednich okolicznościach także naprawienia szkody. Nie wolno jej jednak wykorzystywać świadectwa pracy jako środka nacisku.

Właśnie dlatego prawidłowo zorganizowany obowiązek wydania świadectwa pracy i proces off-boardingu HR  powinien być traktowany jako niezależny element zakończenia zatrudnienia.

Rozliczenie sprzętu i wydanie dokumentów kadrowych to dwie różne sprawy.

Ostatni dzień zatrudnienia ma znaczenie prawne

W praktyce często myli się ostatni dzień faktycznego wykonywania pracy z dniem ustania stosunku pracy.

Pracownik może zakończyć wykonywanie obowiązków wcześniej, ponieważ korzysta z urlopu wypoczynkowego, przebywa na zwolnieniu lekarskim albo został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.

Nie oznacza to jednak, że jego stosunek pracy zakończył się w dniu ostatniej obecności w biurze.

Co do zasady świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu ustania zatrudnienia. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie dokumentu w tym dniu nie jest możliwe, przepisy przewidują jego przesłanie lub doręczenie w ciągu siedmiu dni.

Nie jest to jednak dowolny dodatkowy czas przyznany działowi kadr na przygotowanie dokumentacji.

Istnieje również szczególna regulacja dotycząca ponownego zatrudnienia tej samej osoby w ciągu siedmiu dni. W takich przypadkach świadectwo za wcześniejszy okres zatrudnienia może być wydawane na wniosek pracownika, zgodnie z ustawowymi zasadami.

Z tego powodu każde zakończenie zatrudnienia powinno być analizowane indywidualnie.

Dla jednego pracownika prawidłowym rozwiązaniem będzie przekazanie świadectwa w dniu rozwiązania umowy. W innym przypadku konieczne może okazać się przesłanie dokumentu pocztą.

Najważniejsze jest to, aby firma potrafiła wykazać, że wykonała swoje obowiązki.

Błąd w dokumentach może odbić się na kolejnym pracodawcy

Świadectwo pracy nie jest zwykłym potwierdzeniem, że dana osoba kiedyś pracowała w określonej firmie.

To dokument zawierający informacje potrzebne między innymi do ustalania niektórych uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych.

Znaczenie mogą mieć okresy zatrudnienia, wymiar czasu pracy, sposób rozwiązania stosunku pracy, informacje o urlopie wypoczynkowym i wykorzystanych uprawnieniach.

Jeżeli w świadectwie pojawi się błąd, konsekwencje mogą wykraczać poza relację między byłym pracownikiem a poprzednim pracodawcą.

Nowy dział kadr może otrzymać dokument zawierający niewłaściwe dane i na ich podstawie błędnie ustalić określone uprawnienia.

Przykładem może być nieprawidłowo wykazany urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku zmiany zatrudnienia. Innym problemem będzie pominięcie części okresów zatrudnienia albo nieprawidłowy wpis dotyczący sposobu rozwiązania umowy.

Dlatego przedsiębiorcy powinni pamiętać, że poprawność dokumentacji kadrowej ma znaczenie także po zakończeniu zatrudnienia.

Szczegółowy zakres danych i zasady przygotowywania dokumentu opisuje poradnik świadectwo pracy – wzór, zasady i obowiązki HR.

Samo wystawienie świadectwa nie wystarcza. Dokument musi jeszcze zawierać prawidłowe informacje.

Czy były pracownik może otrzymać odszkodowanie?

Nie każdy błąd pracodawcy kończy się roszczeniem pieniężnym. Warto jednak pamiętać, że art. 99 Kodeksu pracy przewiduje możliwość dochodzenia odszkodowania za szkodę wyrządzoną wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Odszkodowanie to nie jest automatyczna zapłata za każdy dzień opóźnienia.

Pracownik musi wykazać okoliczności uzasadniające roszczenie. Szczególne znaczenie ma to, czy brak dokumentu lub jego nieprawidłowa treść rzeczywiście spowodowały pozostawanie bez pracy.

Przykładowo osoba, która pomimo opóźnienia bez przeszkód rozpoczęła nowe zatrudnienie, nie uzyskuje automatycznie prawa do odszkodowania na tej podstawie.

Inaczej można oceniać przypadek, w którym pracownik posiada dowody potwierdzające, że z powodu problemów ze świadectwem nie mógł podjąć konkretnej pracy.

Takie sprawy wymagają jednak indywidualnej analizy. Brak świadectwa nie stanowi przecież ogólnego ustawowego zakazu zawarcia kolejnej umowy o pracę.

Kodeks pracy ogranicza odszkodowanie z art. 99 do wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tej przyczyny, nie dłuższy niż sześć tygodni.

Osobnym zagadnieniem pozostaje odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grzywna za niewydanie świadectwa w terminie i odszkodowanie dla pracownika nie są tym samym.

Osoby zainteresowane dochodzeniem roszczeń mogą sprawdzić szczegółowe wyjaśnienie, jak uzyskać odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy, jakie dowody mają znaczenie i jak przygotować pozew.

Największym problemem nie jest brak przepisów, lecz organizacja pracy

Większość przedsiębiorstw posiada dziś programy kadrowo-płacowe, elektroniczne ewidencje i rozbudowane procedury administracyjne. Mimo to błędy związane z zakończeniem zatrudnienia nadal mogą się pojawiać.

Dlaczego?

Czasem odpowiedzialność za wydanie dokumentów nie została jasno przypisana. Innym razem jedyna osoba przygotowująca świadectwa przebywa na urlopie, a firma nie przewidziała zastępstwa.

Bywa również, że dział kadr czeka na rozliczenie pracownika przez księgowość lub administrację, chociaż żaden przepis nie pozwala z tego powodu wstrzymywać wydania świadectwa.

Problemem może być także nadmierne zaufanie do systemów informatycznych.

Program kadrowy jest tylko narzędziem. Jeśli w bazie danych znajdują się błędne informacje o zmianach etatu, wykorzystanych urlopach lub sposobie rozwiązania stosunku pracy, wygenerowany dokument może powielać te nieprawidłowości.

Dlatego bezpieczne zakończenie zatrudnienia wymaga czegoś więcej niż kliknięcia przycisku „Wystaw świadectwo”.

Pracodawca powinien zapewnić weryfikację danych, kontrolę terminu, właściwy sposób doręczenia i zachowanie odpowiednich dowodów.

Nie trzeba do tego rozbudowanej biurokracji. W wielu firmach wystarczy przejrzysta lista czynności, jasno określona odpowiedzialność oraz kontrola dokumentów przed ich przekazaniem.

Zakończenie współpracy również świadczy o jakości pracodawcy

Sposób, w jaki firma rozstaje się z pracownikiem, wiele mówi o jej kulturze organizacyjnej.

Można przez lata inwestować w wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy, organizować szkolenia i podkreślać znaczenie dobrych relacji, a następnie zniszczyć ten obraz niepotrzebnym konfliktem o dokument, którego wydanie jest ustawowym obowiązkiem.

Nie zawsze uda się zakończyć współpracę bez emocji. Rozstanie może wynikać ze sporu, restrukturyzacji, likwidacji stanowiska lub poważnego konfliktu między stronami.

Nie zmienia to jednak podstawowej zasady: obowiązki wynikające z prawa pracy trzeba wykonać niezależnie od osobistych ocen i emocji.

Prawidłowe świadectwo pracy nie jest nagrodą za lojalność ani ustępstwem ze strony pracodawcy.

Jest dokumentem, do którego pracownik ma prawo na zasadach określonych przepisami.

Dobrze zorganizowany dział kadr powinien dopilnować, aby zakończenie zatrudnienia nie zamieniło się w dodatkowy spór wyłącznie dlatego, że ktoś pomylił wewnętrzną procedurę z obowiązkiem ustawowym.

**Bo profesjonalizm pracodawcy poznaje się nie tylko po tym, jak przyjmuje ludzi do pracy, ale również po tym, jak się z nimi rozstaje.**

---

*Podstawa prawna: art. 97, art. 97¹ i art. 99 Kodeksu pracy. Stan prawny: listopad 2026 r.*