Racjonalizacja w urzędzie, czyli rozważania o korzyściach

Brzmi jak nowoczesność, ale po chłodnej analizie kosztów obraz staje się znacznie bardziej skomplikowany.

Dwie wizje oszczędności

Dawniej miasto zamawiało druk masowy. Przy skali kilkunastu tysięcy adresów, koszt jednej kolorowej ulotki w drukarni to groszowe sprawy. Wyzwaniem była logistyka – trzeba było wiedzieć, ile ulotek potrzeba na konkretną ulicę. Dziś ta wiedza jest zbędna. Urząd drukuje „na żądanie”, co z perspektywy wydziału gospodarki odpadami wygląda na brak marnotrawstwa papieru.

Rachunek „darmowej” ulotki (scenariusz maksymalny)

Załóżmy, że wszyscy właściciele ok. 17 000 budynków jednorodzinnych (do 4 mieszkań) w Gdyni decydują się na osobisty odbiór harmonogramu na 6. piętrze urzędu. Ile kosztuje nas ta operacja?

• Transport i czas: Przeciętny Gdynianin poświęca ok. 30 minut na dojazd i powrót (załóżmy przy tym, że czyni to także przy okazji jazdy do i z pracy lub na zakupy). Przyjmując skromną stawkę 10 zł/h, koszt społeczny to 5 zł. Dodajmy realny koszt przejazdu autobusem (paliwo, praca kierowcy, amortyzacja taboru) – średnio 3 zł.

• Winda i prąd: Wjazd na 6. piętro i powrót to zużycie energii (ok. 1 zł/kWh z dystrybucją) oraz serwis i dozór techniczny (UDT). Średni koszt cyklu windy na osobę to 0,90 zł.

• Wydruk i praca: Sprawna, 1-minutowa obsługa przez urzędnika to koszt ok. 1,10 zł (obejmuje pełny koszt stanowiska pracy: płaca, ZUS, oświetlenie, ogrzewanie, czynsz i amortyzacja sprzętu) oraz koszt materiałów (papier i toner laserowy) – ok. 0,75 zł.

Wynik: Jedna kartka kosztuje społeczeństwo średnio 10,75 zł. Gdyby ruszyło po nią wszystkich 17 tys. właścicieli, koszt operacji wyniósłby 182 750 zł.

Realny wskaźnik – czyli co się dzieje naprawdę?

Oczywiście nie wszyscy pojadą do urzędu. Przyjmijmy realistyczny podział:

1. Nowocześni (internet, smartfon) to ok. 70%: Sprawdzają daty w telefonie lub drukują w domu. Miasto oszczędza, ale koszt (toner, czas) przesuwa się na prywatny portfel mieszkańca.

2. Podróżnicy to ok. 30%: Osoby starsze, często korzystające z darmowych (choć takich w istocie nie ma) przejazdów, jadą do urzędu osobiście. Dla grupy ok. 5 100 osób koszt społeczny (czas, prąd, praca urzędnika, transport) wynosi blisko 55 000 zł.

Podsumowanie - ukryty transfer kosztów

W tej „racjonalizacji” wygrywa tylko jedna tabelka w budżecie urzędu – ta dotycząca zakupu usług poligraficznych. Jednak oszczędności te wyciekają innymi kanałami - poprzez większe zużycie prądu w budynkach publicznych, obciążenie taboru ZKM oraz angażowanie czasu urzędników do roli „podajników papieru”. Łączny czas pracy poświęcony na wydruki dla 5 tys. osób to ponad 85 godzin czystej pracy urzędniczej.

Na szczęście sympatyczna i szybka pomoc na 6. piętrze łagodzi ekonomiczne rozważania i rozterki. Pytanie jednak pozostaje - czy w nowoczesnym mieście nie taniej i prościej byłoby wysłać tę informację ulotką wrzucaną do skrzynki pocztowej, jako drzewiej bywało, zamiast zmuszać seniorów do pełnienia roli kurierów harmonogramów odbioru odpadów?

Zapewne UMG obserwuje problem i ma lepszy pogląd na opisaną organizację i na ponoszone koszty. Ciekawe, czy w przyszłości pewne elementy tej układanki mogą zostać zmienione w kierunku jeszcze bardziej ekonomicznym i ekologicznym?