Trwa właśnie przedstawienie rezultatów działania rządu po roku od zaprzysiężenia. Konferencje tego typu mają na celu pokazanie, co się udało zrobić – co jest pożądanym efektem PR-owym. Jest też czymś, co obywatele jako właściciele biznesowi projektu pt. Rzeczpospolita Polska powinni otrzymać raz na jakiś czas – stan państwa według rządu, co udało się zrobić, czego się nie udało, jakie są plany na przyszłość.
Naturalnie, nikt nie lubi się chwalić swoimi porażkami bądź też projektami, które wyszły nie do końca dobrze – i w tym miejscu nierzadko wyręcza rządzących opozycja. Oczywiście, gdy opozycja neguje wszystkie posunięcia rządu, to dostajemy klasyczny problem braku entropii w tym komunikacie wysyłanym przez opozycję. Mówiąc językiem mniej matematycznym, mamy wtedy często sytuację typu „a, to mówi poseł X, to nie muszę go słuchać, bo i tak wiem co powie”. W parlamencie UK jest instytucja comiesięcznego wystąpienia Premiera przed parlamentarzystami. Oczywiście, jak to w polityce bywa, jest to raczej okazja do wzajemnego okładania się oskarżeniami, a nie przekazaniem obywatelom co i jak się dzieje.
Dobrze by było, aby spotkania sprawozdawcze z pracy rządu były częstsze – na przykład raz na kwartał. Każdemu z ministrów powinno się przyznać z góry określony czas na przedstawienie wyników pracy swojego resortu oraz w drugiej części wystąpienia – planów na kolejny kwartał. Przedstawienie wyników powinno odwoływać się do planu przedstawionego kwartał wcześniej, aby można było jasno ocenić co zostało wykonane, co jest do zrobienia, jaki jest stan zaawansowania, jakie zostały napotkane problemy, jak je rozwiązano czy co planuje się z nimi zrobić. Trzy miesiące to dość spory okres czasu, więc np. 10 minut wystąpienia oczywiście nie będzie w pełni opisywać co zostało wykonane przez ministerstwo, ale pozwala opowiedzieć pewne rzeczy na dość wysokim poziomie abstrakcji – np.
„W tym kwartale stworzyliśmy strategię [X], która będzie realizowana od następnego kwartału przez nadchodzące 2 lata. Zakładaliśmy, że skończymy ją miesiąc temu, jednak potrzebne były dodatkowe konsultacje międzyresortowe. W nadchodzącym kwartale planujemy rozpisać przetarg na wykonanie [Y]. Dodatkowo mamy niezaplanowane trudności związane z sytuacją międzynarodową, która wpłynęła na [Z], z czym musimy od kilku tygodni walczyć i zajmuje nam to sporo czasu. Po więcej szczegółów zapraszam na konferencję prasową w [W] o godzinie [H].”
Powiedzenie tych 5 zdań trwa 2-3 minuty, pozostałe 7 minut można spożytkować na otoczenie ich okrągłymi zdaniami, które spowodują, że słuchacz nie zostanie zbombardowany nadmiarem informacji i przekażą jednocześnie coś więcej na temat tego, co zostało zrobione (w przypadku małomedialnych resortów jest to bardzo ważne!).
Nie ma potrzeby silnego drążenia, dlaczego coś nie wyszło - bo rolą opozycji i dziennikarzy jest dociekanie tego. Rząd może natomiast w niektórych przypadkach ukrócić grillowanie samego siebie poprzez podanie powodów, dlaczego stało się tak a nie inaczej i propozycji jak uniknąć tego typu sytuacji w przyszłości. Błędy popełnia każdy, istotą rozwoju jest natomiast niepopełnianie poprzednich błędów. Jeśli mamy na etapie planowania wiedzę, że występuje ryzyko niewykonania czegoś w określonym, to warto to zasygnalizować wcześniej, na etapie przestawiania planów w poprzednim kwartale. Ryzyko nazwane można próbować mitygować, ryzyka niewymienione mogą natomiast na nas spaść niczym grom z jasnego nieba i zaskoczyć jak zima drogowców.
Co natomiast daje rządowi takie przedstawienie? Możliwość pochwalenia się sukcesami, motywację do wyznaczania sobie realnych celów, poprawia umiejętności planowania i przewidywania (a z tym zasadniczo wszyscy na świecie mają większe bądź mniejsze problemy). Wielkie cele należy dzielić na mniejsze zadania i podzadania – mamy wtedy lepszą kontrolę i wiedzę na temat całości. „Done is better than perfect” – poprawiać można niektóre rzeczy w nieskończoność (wystrój mieszkania, kod źródłowy oprogramowania, służbę zdrowia i szkolnictwo), ale rzeczy niewdrożone nie przynoszą żadnych korzyści, nawet jeśli są zaprojektowane najlepiej na świecie i brakuje im tylko 5% zaawansowania, tylko dwóch miesięcy do wdrożenia, tylko zapięcia ostatniego guzika. Program 500+ nie były sukcesem rządu, gdyby był cały czas na etapie konpcepcyjno-wdrożeniowym (bo ustawodawstwo było niezbyt dopracowane na samym początku, dalej jest problem z samotnymi matkami, które nie łapią się na program wraz z pierwszym dzieckiem, kwestia co zrobić z kontrowersyjną sprawą bogatych rodzin wielodzietnych itd.). On był sukcesem, bo udało się go wdrożyć w możliwie najprostszej formie, tak szybko jak to było możliwe (pół roku to wbrew pozorom nie jest wiele, biorąc pod uwagę początek kadencji i liczbę osób objętych programem). Zadziałała tutaj zasada 80/20 – udało się osiągnąć 80% (liczby są umowne, chodzi o pewną regułę) celów z użyciem 20% czasu. Pozostałe 20% celów zajmie zasadniczo dużo więcej czasu (80% czasu :)), ale nie są one już tak krytyczne i można nimi się zająć w dalszej kolejności.
