Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został przesunięty, to eksperci ostrzegają, że nie warto czekać z przygotowaniami. Tomasz Mamys z firmy Symfonia wskazuje, że wdrożenie KSeF to nie tylko konieczność, ale i szansa na usprawnienie działania firmy.
KSeF coraz bliżej. „Nie warto czekać do ostatniej chwili”
Od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. System wejdzie w życie etapami: od 1 lutego 2026 r. obejmie dużych przedsiębiorców (z obrotami powyżej 200 mln zł za 2024 r. wraz z VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe firmy.
– Przesunięcie terminów nie oznacza, że można czekać do ostatniej chwili. To czas na przygotowanie m.in. analizę procesów, wdrożenie odpowiednich narzędzi IT, edukację pracowników i klientów – mówi Tomasz Mamys, Starszy Kierownik Zespołu Technicznego Wsparcia Sprzedaży w rozmowie z bankier.pl.
Analiza procesów fakturowania to pierwszy krok
Ekspert podkreśla, że skuteczne przejście na KSeF to znacznie więcej niż spełnienie formalnych wymogów. – To moment, który odpowiednio wykorzystany, może pomóc firmom w uporządkowaniu, uproszczeniu i unowocześnieniu wewnętrznych procesów – zaznacza Mamys.
Zaleca, by zacząć od dokładnej analizy procesów związanych z fakturowaniem: od wystawiania dokumentów, przez ich przesyłanie i odbiór, aż po archiwizację. Każdy etap należy sprawdzić pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF i ewentualnych luk.
Wybór narzędzi IT i zarządzanie dostępami
Kolejnym krokiem jest dobór narzędzi informatycznych. Należy sprawdzić, czy aktualnie używane systemy księgowe da się zintegrować z KSeF. Gdy nie jest to możliwe, warto rozważyć zakup nowego oprogramowania lub skorzystać z darmowych rozwiązań, takich jak e-mikrofirma od Ministerstwa Finansów.
Ważne jest także jasne określenie zasad zarządzania dostępami do systemu – zarówno dla pracowników, jak i biur rachunkowych. Należy też przygotować procedury na wypadek awarii i poznać zasady działania trybu offline.
Faktury korygujące, załączniki i szkolenia
Tomasz Mamys zwraca również uwagę na konieczność śledzenia zmian w przepisach dotyczących faktur korygujących i załączników, które będzie można dołączać do faktur ustrukturyzowanych. To wymaga zarówno zmian organizacyjnych, jak i technologicznych.
Nie bez znaczenia są także działania edukacyjne: szkolenia, webinary, kursy online, a także weryfikacja, czy biuro rachunkowe współpracujące z firmą posiada odpowiednie kompetencje i narzędzia do obsługi e-fakturowania.
KSeF to nie tylko obowiązek, ale szansa
– Nie warto traktować KSeF jako przykrego obowiązku. To szansa na ograniczenie błędów, uproszczenie procesów i przyspieszenie zwrotu VAT. Im wcześniej firmy rozpoczną przygotowania, tym łatwiej przejdą przez wdrożenie bez niepotrzebnego chaosu. Zdecydowanie nie warto czekać do ostatniej chwili – podsumowuje Tomasz Mamys w rozmowie z bankier.pl.
Red.
Zdjęcie ilustracyjne, źródło: Canva
Inne tematy w dziale Gospodarka
