Według danych GUS, na koniec pierwszego kwartału 2025 r. w Polsce było 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego 2,7 mln to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Od nowego roku będą miały obowiązek korzystania z KSeF - Krajowego Systemu e-Faktur. Wyjaśniamy, jak działa nowy system ewidencjonowania faktur, który przeraża wielu właścicieli firm.
Od 1 lutego 2026 roku dotyczyć będzie firm, których obrót w 2025 roku przekroczy 200 milionów złotych, a pozostałych - od 1 kwietnia 2026 roku, z ewentualnym przedłużeniem okresu przejściowego do początku 2027 roku dla mikrofirm osiągających obroty poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie. To oznacza, że zdecydowana większość firm z sektora małych średnich przedsiębiorstw (MŚP) będzie musiała przygotować się na nowy sposób wystawiania i otrzymywania faktur – wyłącznie przez KSeF, ponieważ wystawianie faktur poza tym systemem nie będzie możliwe. Resort finansów zapowiada to jako krok ku nowoczesności, ale dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania.
Co to system KSeF?
- System KSeF wprowadza faktury ustrukturyzowane, oparte na formacie XML, zintegrowane z centralną bazą danych Ministerstwa Finansów. Każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny (XF ID), który będzie obowiązkowy także w tytułach przelewów bankowych. Dokumenty wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych. Skutki wdrożenia KSeF będą szczególnie odczuwalne dla małych firm. Największą barierą dla sektora MŚP może być konieczność odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel. Dla wielu firm, które dotąd wystawiały faktury ręcznie i wysyłały je e-mailem, integracja z KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale i organizacyjna. Potrzebne będzie wdrożenie systemów księgowych zdolnych do komunikacji z KSeF, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem na przeszkolenie personelu - wyjaśnia Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej.
Kto ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – tzw. faktury imienne – nie muszą ich rejestrować w systemie. Podobnie jest w przypadku sprzedaży rejestrowanej przy użyciu paragonów fiskalnych bez NIP – dokumenty te nie podlegają obowiązkowi raportowania w KSeF. Jednak sytuacja zmienia się w momencie, gdy klient – nawet jako osoba fizyczna – poda swój NIP w celu wystawienia faktury. Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją przez KSeF. Dotyczy to również paragonów z NIP-em, do których następnie wystawiana jest faktura.
To rozróżnienie jest szczególnie istotne dla firm działających w modelach mieszanych, łączących sprzedaż B2C i B2B, jak na przykład gabinety lekarskie, zakłady fryzjerskie, usługi szkoleniowe czy branża beauty. W ich przypadku konieczne będzie wdrożenie procesów pozwalających na szybką identyfikację transakcji wymagających raportowania w KSeF oraz rozdzielenie dokumentów, które systemowi nie podlegają – tłumaczy Emanuel Nowak.
Korzyści i obawy z wdrożenia systemu KSeF
Eksperci zwracają uwagę na korzyści wynikające z centralizacji systemu fakturowania, które mogą być długofalowe. KSeF umożliwia przechowywanie faktur przez okres 10 lat, eliminując konieczność ich papierowej archiwizacji. Firmy zyskają dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, co może skrócić czas potrzebny na weryfikację, rozliczenia VAT i księgowanie. Podkreślają, że KSeF to nie tylko narzędzie fiskalne, ale też szansa na poprawę płynności finansowej w firmie.
- Przedsiębiorstwa, które odpowiednio wcześnie zintegrują swoje systemy informatyczne oraz przeprowadzą kompleksowe szkolenia personelu, mogą uzyskać wymierną przewagę konkurencyjną. Usprawniony dostęp do danych sprzyja skutecznemu monitorowaniu płynności finansowej i umożliwia szybsze reagowanie na potencjalne opóźnienia płatności. W rezultacie wdrożenie KSeF ma szansę znacząco poprawić dyscyplinę płatniczą w sektorze MŚP, szczególnie w kontekście pogarszającej się terminowości rozliczeń pomiędzy firmami. Brak bieżącego dostępu do informacji o fakturach stanowi obecnie jedną z głównych przyczyn powstawania zatorów płatniczych. Przedsiębiorcy często otrzymują sygnały o przeterminowanych należnościach z opóźnieniem, co uniemożliwia niezwłoczne podejmowanie działań i wiąże się z utratą płynności finansowej. KSeF, dzięki natychmiastowej wymianie danych, pozwoli szybciej identyfikować transakcje obarczone ryzykiem oraz skutecznie przeciwdziałać powstawaniu spirali zadłużenia – przekonuje Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.
Kary za niestosowanie się do terminu nowego ewidencjonowania faktur
Faktury wystawione przez KSeF będą od razu trafiać do systemu odbiorcy, co wyeliminuje ryzyko opóźnień wynikających z błędnego adresowania czy zagubionych wiadomości e-mail. Ministerstwo Finansów deklaruje utrzymanie trybu offline do końca 2026 roku, z obowiązkiem przesłania faktury do systemu w ciągu 24 godzin. Do końca lipca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym brak zgodności z nowym systemem nie skutkuje sankcjami. Po tej dacie przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do wymogów, mogą spodziewać się kar skarbowych, w tym sankcji VAT.
Z artykułu dowiesz się:
- Od 1 lutego 2026 roku KSeF obejmie duże firmy z obrotami powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia – pozostałych przedsiębiorców
- System wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, co wymusi odejście od tradycyjnych plików PDF, Word czy Excel
- Najbardziej narażone na trudności są małe i średnie firmy, które będą musiały wdrożyć nowe systemy księgowe i przeszkolić personel
- KSeF ma poprawić płynność finansową, dyscyplinę płatniczą i bezpieczeństwo danych, ale brak dostosowania grozi sankcjami podatkowymi
Fot. zdjęcie ilustracyjne/Pexels
Tomasz Wypych
Inne tematy w dziale Gospodarka
