Policja nie może gromadzić danych bez limitu czasowego. Przełomowy wyrok NSA

Historia młodego człowieka, oznaczonego jako JR , rozpoczęła się w 2020 roku. Starał się wówczas o przyjęcie do służb mundurowych, ale szybko okazało się, że ma problem. W Krajowym Systemie Informacyjnym Policji (KSIP) nadal figurowały dane o postępowaniu karnym prowadzonym przeciwko niemu dwa lata wcześniej.

JR był podejrzewany o spowodowanie wypadku komunikacyjnego, jednak sprawę ostatecznie umorzono w listopadzie 2019 roku. Od tamtego momentu nie miał żadnych konfliktów z prawem. Zwrócił się więc do Komendanta Głównego Policji z prośbą o usunięcie informacji z KSIP. Otrzymał odmowę. Nie poddał się i zaskarżył decyzję do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Tak rozpoczął się pięcioletni spór o prawo do ochrony danych osobowych.

Dane muszą mieć cel

Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, administrator ma obowiązek zapewnić, aby dane osobowe były przetwarzane w konkretnych i uzasadnionych celach. Muszą być też adekwatne, stosowne i nienadmierne do celów, dla których są przetwarzane.

Prezes UODO wyjaśnił w swojej decyzji, że "ustalenie celu w jakim dane są przetwarzane kształtuje okres, od którego nie powinny być przetwarzane". Skoro postępowanie wobec JR umorzono w listopadzie 2019 roku, dalsze przetwarzanie jego danych było zbędne. UODO nakazał więc ich usunięcie.

Policja uparcie broni swoich kompetencji

Komendant Główny Policji nie zgodził się z tą decyzją. Argumentował, że wyłącznie on lub upoważnione przez niego organy mają prawo weryfikować dane zgromadzone w KSIP pod kątem przydatności do realizacji zadań Policji. Twierdził, że Prezes UODO przekracza swoje kompetencje.

Policja poszła dalej – zaskarżyła decyzję najpierw do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, a następnie do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Komendant argumentował, że cele przetwarzania danych osobowych niezbędne do realizacji ustawowych zadań Policji "nie mają charakteru przewidywalnego" oraz "ich wykonanie nie jest obliczone na z góry określony czas".

NSA przywraca porządek

Naczelny Sąd Administracyjny 17 października 2025 roku wydał wyrok, który rozwiewa wszelkie wątpliwości. Sąd podtrzymał uzasadnienie wyroku WSA, w którym przyznano rację Prezesowi UODO, że przepisy ustawy o Policji są na tyle ogólne, iż kierując się tylko nimi możliwe byłoby zakwalifikowanie wszystkich zebranych przez Policję danych osobowych jako niezbędnych dla realizacji jej zadań, co umożliwia bezterminowe przechowywanie danych pomimo osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane. NiebezpiecznikRzeczpospolita

NSA zgodził się także z Prezesem UODO, że w toku prowadzonego postępowania Komendant Główny Policji nie wykazał, w jaki sposób przetwarzanie danych JK przyczyniło się do realizacji któregokolwiek z ustawowych zadań Policji.

Konkluzja jest jasna: dane JK powinny były zostać usunięte na jego wniosek.

UODO domaga się zmian systemowych

Na początku października 2025 roku Prezes UODO Mirosław Wróblewski wystąpił do ministra spraw wewnętrznych Marcina Kierwińskiego w sprawie konieczności zmian w przepisach dotyczących funkcjonowania KSIP. Jak podkreślał, zobowiązuje do tego wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z początku 2024 roku. UODOCEO Magazyn

TSUE uznał bowiem, że niedopuszczalne jest, aby dane osobowe przechowywane były przez organy policji bez okresowego przeglądu, a osoba, której dotyczą, nie mogła usunąć ich w sytuacji, kiedy cel ich przetwarzania został już osiągnięty. UODO

Jak wskazuje UODO, obecne przepisy nie określają jasnych i precyzyjnych zasad związanych z przetwarzaniem danych w KSIP, w tym reguł dotyczących obowiązku okresowego przeglądu czy trybu realizacji prawa do usunięcia danych.

Furtka dla kandydatów do służb mundurowych?

Wyrok NSA otwiera ciekawą ścieżkę postępowania. Każdy, kto chce usunąć ślad po dawnych postępowaniach z policyjnych systemów, może teraz powołać się na chęć zatrudnienia w służbach mundurowych. Czy przypadkiem nie zmobilizuje to wielu osób do składania wniosków o usunięcie danych – nawet jeśli ich prawdziwy cel to nie praca w policji, tylko po prostu wyczyszczenie swojego zapisu?

Sprawa budzi też szersze pytania. Jak długo policja powinna "pamiętać", że ktoś był kiedyś podejrzany o przestępstwo? Czy osoba, która spowodowała wypadek drogowy, powinna być na zawsze dyskwalifikowana z pracy w policji? A co z innymi przewinieniami?

Jest też odwrotna strona medalu: co jeśli ktoś złoży bezpodstawne oskarżenie tylko po to, by zablokować komuś karierę w służbach? Sprawę umorzą, ale wpis w KSIP-ie już będzie. I może właśnie wtedy urząd odrzuci kandydata, choć nie zrobił on nic złego.

Wyrok NSA to ważny krok w kierunku lepszej ochrony danych osobowych obywateli. Pokazuje, że policja nie może bezterminowo gromadzić informacji bez jasnego celu i że Prezes UODO ma prawo egzekwować usuwanie zbędnych danych. Teraz pozostaje czekać na zmiany w ustawie o Policji, które – miejmy nadzieję – w końcu wprowadzą jasne zasady przetwarzania danych w KSIP.