Nie ma odwrotu od elektronicznych faktur. Prezydent Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą KSeF (Krajowy System e-Faktur). Polskich przedsiębiorców czeka największa rewolucja od czasu wprowadzenia podatku VAT. W SALON24 wyjaśniamy, co się zmieni.
KSeF – najważniejsze daty i etapy wdrożenia
Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur, czyli największą rewolucję w zakresie fakturowania od czasu wprowadzenia VAT. Kluczowa tutaj wydaje się data 1 lutego 2026 roku. Co się wtedy zmieni?
Katarzyna Judkowiak, doradca podatkowy Rödl & Partner: – Ten dzień będzie kluczowy i dla wszystkich przedsiębiorców, którzy działają w Polsce. Przede wszystkim firmy, które miały 200 mln zł obrotu w 2024 roku, czyli tak zwane duże przedsiębiorstwa, będą zobowiązane zarówno do wystawiania, jak i do otrzymywania faktur przy pomocy KSeF. Co do mniejszych przedsiębiorców, a zatem tych, którzy nie spełniają tego wymogu 200 mln zł obrotu w 2024 roku, będą oni zobowiązani do wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 kwietnia przyszłego roku. Ale jeśli współpracują z dużymi firmami, czyli takimi, których obrót przekraczał 200 mln zł w 2024 roku, to będą oni zobowiązani do odbierania faktur za pomocą systemu KSeF już od 1 lutego 2026 roku.
Ustawodawca wprowadził jeszcze jedną kategorię przedsiębiorców – tych najmniejszych, których obroty miesięczne nie przekraczają 10 tys. zł. Oni mają czas na wdrożenie KSeF do 31 grudnia 2026 roku.
– Zgadza się.
Obowiązki dużych, małych i mikroprzedsiębiorców
Jednak taki mikroprzedsiębiorca, jeśli będzie współpracował z dużą firmą i będzie chciał od niej odebrać fakturę, to będzie musiał mieć KSeF już 1 lutego?
– Ustawodawca dał takim firmom tylko późniejszy termin wystawiania faktur sprzedażowych za pomocą KSeF. Natomiast takie firmy muszą mieć możliwość odbioru faktury w systemie już od 1 lutego przyszłego roku.
Wyobraźmy sobie, że jesteśmy już w czasie, kiedy system KSeF działa i nagle zabrakło prądu. Jak przedsiębiorca ma wystawić fakturę?
– W takim przypadku przepisy przewidują tak zwaną procedurę offline i jest to procedura, która będzie używana w sytuacji, kiedy wystąpi jakaś awaria albo w momencie, kiedy Ministerstwo Finansów będzie np. prowadziło zaplanowane prace serwisowe systemu. Wtedy przedsiębiorca będzie miał możliwość wystawienia faktury na dotychczasowych zasadach, czyli w swoim systemie, w którym dzisiaj generuje fakturę i przekazuje ją kontrahentowi w postaci elektronicznej, przy czym faktura musi bazować na strukturze logicznej FA(3). A jak tylko system będzie już sprawny lub ustaną inne przypadki, które uniemożliwiały do niego dostęp, to przedsiębiorca będzie tę fakturę raportował do KSeF. Jeśli zatem wskutek braku prądu przedsiębiorca nie może wystawić faktury w formie ustrukturyzowanej, to wówczas może wystawić ten dokument w ustawowym terminie, tj. do 15. dnia następnego miesiąca po miesiącu powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Faktura błędna, korekta i zaksięgowanie
Rozmawiałem z jednym z przedsiębiorców i on zwrócił mi uwagę, że teraz, gdy dostaje fakturę, to może się z nią nie zgodzić, może ją odesłać, a nawet zakwestionować. Jak taka sytuacja będzie wyglądała w czasach KSeF? Czy firmy będą miały możliwość odrzucenia faktury np. w przypadku, gdyby ktoś chciał wyłudzić pieniądze?
– KSeF waliduje fakturę pod względem struktury, więc już na etapie wysyłki do systemu jest ona sprawdzana, ale wyłącznie pod kątem tego, czy spełnione są wymogi co do struktury, czyli czy wszystkie pola, które powinny być uzupełnione, są uzupełnione prawidłowo. Jeżeli faktura faktycznie spełnia te wymogi, to system KSeF ją akceptuje i ona jest wystawiona, a nabywca ją otrzymuje. Może się jednak zdarzyć tak, że przedsiębiorca dostaje fakturę, gdzie błędnie został wpisany np. jego NIP, albo są uwzględnione towary lub usługi, jakich nie zamawiał, albo zamawiał je w innych ilościach, po innych cenach. W takim przypadku będzie musiał nawiązać kontakt z wystawcą tej faktury, ale już poza KSeF-em. System ten nie przewiduje bowiem żadnej możliwości, żeby taką fakturę odrzucić. Faktura, która spełnia wymogi co do struktury logicznej, jest już wystawiona i ważna, bo jest w systemie, została zaakceptowana przez KSeF. Faktura wystawiona w KSeF może być skorygowana tylko i wyłącznie za pomocą faktury korygującej, również wystawionej za pomocą KSeF. Wtedy, w zależności od powodu korekty, wystawca albo wystawia fakturę korygującą do zera, jeżeli został wskazany błędny nabywca, albo koryguje tylko te pozycje, które wymagają korekty. Takiej zupełnie błędnej faktury można nie zaksięgować w ogóle lub zaksięgować w tym samym momencie, co fakturę korygującą.
Faktura nie zostanie zaksięgowana, ale fiskus będzie widział ją nadal w systemie. Przedsiębiorca nie będzie miał z tego powodu jakiejś kontroli, nie będzie zmuszany do składania wyjaśnień?
– Z punktu widzenia nabywcy, który taką fakturę otrzymał, nie powinien, ponieważ fiskus będzie też widział wystawioną na niego fakturę korygującą. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorca, który kwestionuje fakturę – w szczególności, jeżeli została ona wystawiona na inny podmiot – skontaktował się z wystawcą celem otrzymania faktury korygującej.
Czy wystawienie takiej korekty będzie dla przedsiębiorcy zmieniało moment rozliczenia VAT?
– Podpisana przez prezydenta ustawa nie wprowadza żadnych zmian w terminach wystawiania faktur, powstania obowiązku podatkowego, składania deklaracji czy rozliczania się z fiskusem. KSeF w żadnej mierze nie wpływa na moment ujmowania transakcji dla celów podatkowych. Wprowadzenie systemu jest tylko technicznym narzędziem do dokumentowania transakcji i przekazywania dokumentów potwierdzających ich dokonanie, a docelowo ich archiwizowania.
Wyjątki dla zagranicznych kontrahentów
Czy wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą w Polsce mają obowiązek wystawiać faktury za pomocą KSeF?
– KSeF nie obejmuje wszystkich faktur, jakie są w obiegu gospodarczym w Polsce. Faktury wystawione przez podmioty zagraniczne, które nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nawet jeżeli są zarejestrowane dla celów podatku VAT w Polsce i posługują się polskim numerem NIP, nie mają obowiązku wystawiania faktur za pomocą KSeF. Mogą, ale nie muszą, korzystać z tego systemu. W takim przypadku nabywcy mogą względem zagranicznych dostawców posługujących się polskim numerem NIP wystosować prośbę, by dobrowolnie zarejestrowali się w KSeF. Innym rozwiązaniem dla przedsiębiorców nabywających towary i usługi od kontrahentów zagranicznych jest posiadanie systemów i obiegów dokumentów dopasowanych do dwóch rodzajów faktur – tych, które dostaniemy za pomocą KSeF, i tych, które będą poza KSeF.
W przypadku polskiego wystawcy faktury, który współpracuje z podmiotami z zagranicy, będzie istniał obowiązek wystawienia faktury w KSeF. Taki dokument następnie trzeba będzie pobrać z systemu i wysłać do kontrahenta w uzgodnionej formie celem m.in. opłacenia tej faktury przez nabywcę.
Fiskus będzie miał dostęp online do faktur. Jaki to będzie miało wpływ na kontrole w przedsiębiorstwach?
– Krajowa Administracja Skarbowa zyska potężne narzędzie, które pozwoli jej szybciej i skuteczniej typować podejrzane transakcje. Fiskus będzie widział wszystko w czasie rzeczywistym, tj. nawet ponad 50 dni wcześniej niż ma to miejsce obecnie. Dlatego podatnik musi zadbać o to, żeby przed wprowadzeniem i wdrożeniem KSeF przejrzeć wszystkie swoje transakcje i zastanowić się nad wszelkimi obowiązkami, jakie się z nimi wiążą, nie tylko z punktu widzenia podatkowego. W pewnych sytuacjach istnieje obowiązek zarejestrowania się w bazie danych o odpadach. I tak np. przedsiębiorca, który sprowadza z zagranicy towary w opakowaniach, musi zarejestrować się w BDO i otrzymuje tam swój numer identyfikacyjny, który następnie musi być uwzględniony na wystawianych fakturach sprzedaży. Transakcje będą jeszcze w większym zakresie oznaczane, np. jeżeli chodzi o transakcje łańcuchowe, podleganie pod akcyzę itd. Dlatego przed rejestracją w systemie KSeF i wystawieniem pierwszej faktury podatnik musi zadbać o wszystkie formalności i sprawdzić dokładnie prawidłowość dokumentowania transakcji. Po wejściu KSeF w życie fiskus będzie o wszystkich transakcjach wiedział i w razie gdy zobaczy, że któreś z nich nie są prawidłowo dokumentowane, to będzie mógł sprawniej (być może nawet w przyszłości w sposób zautomatyzowany) wyciągać konsekwencje.
KSeF ułatwi kontrolę, ale czy przyspieszy zwrot nadpłaconego podatku?
– Tak jak już mówiłam, jeżeli chodzi o terminy, to w zasadzie wprowadzenie KSeF nie wpłynie na zmiany w zakresie fakturowania w porównaniu z obecnie obowiązującymi przepisami. Inaczej jest w odniesieniu do zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym. Od 1 lutego 2026 roku zwrot różnicy podatku, z zastrzeżeniami, ma następować w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia przez podatnika.
Ministerstwo Finansów mówi, że do końca 2026 nie będzie karało za błędne używanie systemu KSeF. Resort zapewnia, że pierwszy rok funkcjonowania systemu będzie rokiem nauki. Jakie kary będą od 1 stycznia 2027?
– Wystawianie faktur poza KSeF, w programie niedostosowanym, niezgodnym ze schematem czy przesłanie faktury do KSeF z opóźnieniem, będzie się wiązało z karami finansowymi w wysokości kwoty VAT wykazanej na fakturze, a jeżeli faktura jest wystawiona bez podatku VAT, np. WDT, eksport towarów czy usług, wówczas kara może wynieść 18,7% kwoty należności na fakturze.
Rozmawiał Mariusz Kowalewski
Inne tematy w dziale Gospodarka
