Państwowa Inspekcja Pracy sprawdziła, czy w Polsce praca zdalna wykonywana jest zgodnie z przepisami. Zbadano m.in. czy pracodawca pokrywał koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy poza biurem.
Trzy rodzaje pracy zdalnej w Kodeksie pracy
Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. i stała się ona w polskim systemie prawnym rozwiązaniem stałym, a nie jedynie tymczasowym stosowanym w warunkach nadzwyczajnych, spowodowanych epidemią COVID-19. Wspomniana nowelizacja Kodeksu pracy dała możliwość stosowania trzech rodzajów pracy zdalnej – „właściwej”/„systemowej” pracy zdalnej wykonywanej całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy z miejsca uzgodnionego z pracodawcą, pracy zdalnej na jednostronne polecenie pracodawcy, wykonywanej na czas określony z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od pracodawcy, a także okazjonalnej pracy zdalnej w maksymalnym wymiarze do 24 dni w roku wyłącznie na wniosek pracownika.
Rodzaj pracy zdalnej przesądza o konieczności przygotowania i wprowadzenia w firmie odpowiednich dokumentów. Pracodawca musi także ponieść szereg kosztów związanych z jej wykonywaniem oraz zapewnić pracownikowi niezbędne do wykonywania pracy zdalnej szkolenia i pomoc techniczną. Prawidłowe wywiązanie się z powyższych obowiązków ma prawo sprawdzić Państwowa Inspekcja Pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza kontrole dot. pracy zdalnej
I skorzystała z tego przeprowadzając wśród pracodawców 248 kontroli dotyczących wdrożenia pracy zdalnej. Z danych udostępnionych na wniosek Grant Thornton przez Departament Planowania, Analiz i Statystyki w Głównym Inspektoracie Pracy w dniu 29 grudnia 2023 r. wynika, że od momentu wprowadzenia pracy zdalnej 7 kwietnia 2023 r. inspektorzy PIP zdążyli skontrolować blisko 250 podmiotów pod kątem prawidłowego wdrożenia pracy zdalnej przez pracodawców. Badali oni przepisy wewnątrzzakładowe i dokumentację związaną z pracą zdalną, jak również, czy pracodawca dopełnia niezbędnego obowiązku informacyjnego wobec pracowników. Chodzi więc o wszelkie wymagania formalne. Inspektorzy PIP nie oceniają jednak zasadności odmów pracy w trybie pracy zdalnej. Nie mają oni również uprawnień do przeprowadzania kontroli pracy zdalnej w domach pracowników, co bardzo interesowało pracodawców.
Dane zebrane przez Główny Inspektorat Pracy wskazują, że na 248 kontroli, aż w 149, czyli w 60 proc., stwierdzono nieprawidłowości we wdrożeniu przez pracodawców przepisów o pracy zdalnej w firmach. Brak uchybień inspektorzy odnotowali w przypadku 99 kontroli.
W czasie takiej kontroli należy przedstawić dokumentację sporządzoną przez pracodawcę w związku z uzgodnieniem pracy zdalnej, czyli odpowiedni dokument określający zasady wykonywania pracy zdalnej – np. regulamin pracy zdalnej albo porozumienie (zbiorowe lub indywidualne), dalej dodatkowe dokumenty wymagane przez Kodeks pracy (np. w zakresie BHP oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych) oraz stosowne oświadczenia pracowników wykonujących pracę zdalną. I tutaj właśnie były nieprawidłowości.
W większości kontrolowanych miejsc wykryto uchybienia
Wykryto naruszenia dotyczące obowiązku przekazania pracownikowi, z którym uzgodniono wykonywanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, albo któremu wydano polecenie pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej. Zabrakło informacji o tym, jak tę pracę ma wykonywać, odebrania oświadczenia od pracownika przed dopuszczeniem do pracy zdalnej, potwierdzającego, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy czy właśnie informacji o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego oraz informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz o zobowiązywaniu się do przestrzegania zawartych w nich zasad. Naruszano też obowiązek pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy.
Swoje bolączki związane z pracą zdalną mają również pracodawcy. Ich wątpliwości dotyczą sporządzenia uzupełniających (a obowiązkowych) dokumentów niezbędnych do prawidłowego wprowadzenia pracy zdalnej, regulaminu czy porozumienia indywidualnego w mniejszych zakładach pracy; przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, sporządzenia oceny ryzyka zawodowego, w tym także kwestii związanych z kontrolą pracownika, który organizuje swoje stanowisko pracy na podstawie instrukcji otrzymanych od pracodawcy; ustalenia kwoty kosztów albo ryczałtu w związku z pokryciem niezbędnych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej; dostosowania organizacyjnego pracodawcy do pracy zdalnej – w tym kwestie sprzętowe, kwestie w zakresie równego traktowania. weryfikacji zakresu stosownych oświadczeń i przygotowania/zaktualizowania odpowiednich procedur na potrzeby wykonywania pracy zdalnej (np. procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej); rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia bądź przekazania dodatkowych niezbędnych informacji pracownikom wykonującym.
Z informacji udostępnionych Grant Thornton przez Główny Inspektorat Pracy wynika, że w stosunku do podmiotów, u których stwierdzono uchybienia, zastosowano wyłącznie tzw. środki oddziaływania wychowawczego i nie nakładano kar grzywien.
Tomasz Wypych
Zdjęcie ilustracyjne, fot. Pixabay
Czytaj także:
